#21 CrowdInsights: Beteiligung darf kein Datengrab sein

Es gibt eine Szene aus dem Verwaltungsalltag, die man erst glaubt, wenn man sie ein paar Mal gehört hat. Bei großen Bauprojekten lädt die Behörde zwölf PDF-Dateien mit mehreren hundert Seiten hoch. Darunter stehen zwei Felder: „Name“ und „Ihr Anliegen“. Wer möchte, darf sich jetzt beteiligen. Und wenn dann tatsächlich tausende Stellungnahmen eingehen, sitzen Mitarbeitende monatelang da und kopieren sie von Hand in Excel-Tabellen. Strg + C, Strg + V, immer und immer wieder. „Das kann nicht sein”, sagt Lukas Wolf. „Das ist doch nicht zeitgemäß.”

Wolf ist Gründer und Geschäftsführer von CrowdInsights, einem rund zehnköpfigen Unternehmen, das digitale Bürgerbeteiligung für Kommunen baut, also die Initiative gegen „Strg + C, Strg + V”. Es ist jetzt das zweite Mal, dass ich mich in diesem Newsletter mit dem Thema Beteiligung auseinandersetze. Das erste Mal ging es um Liquid Democracy. Auch wenn das Thema nicht direkt mit der Modernisierung der Verwaltung zusammenhängt, finde ich, dass die Menschen wieder merken müssen, dass sie im Staat wirken können – Beteiligung gehört da für mich dazu. Außerdem: Wir sind zu lange davon ausgegangen, dass das Internet uns schon alle miteinander verbindet, also auch die Menschen mit dem Staat. Irgendwie hat sich das nicht bestätigt, also müssen nun neue Lösungen her.

Und damit willkommen zu einer neuen Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über die Unternehmen, die die Verwaltung digitalisieren. Heute geht es um die Frage, was aus tausenden Bürgermeinungen wird, nachdem sie abgegeben wurden. Wenn dir gefällt, was du hier liest, freue ich mich, wenn du PAPIERSTAU unterstützt.

Wer hier schon länger mitliest, kennt meine These: Ich bin davon überzeugt, dass das Interface unseres Staates broken ist. Dort, wo die Menschen den Staat erleben, scheint er nicht mehr richtig zu funktionieren. Ob das immer stimmt, will ich mal dahingestellt sein lassen, aber es reicht ja schon das Gefühl, dass kommunale Verwaltungen nicht mehr hinterherkommen. Ich glaube, dass wir zu der formellen Demokratie, die wir haben, nun noch einen weiteren Kanal brauchen können, der lokale Politik erlebbar macht und den Menschen Selbstwirksamkeit gibt – hier kommt für mich die Beteiligung ins Spiel.

Ich bin mir sicher, dass es keiner Kommune egal ist, ob die Bürgerinnen und Bürger eine Meinung zu den Themen haben, die sie betreffen. Aber wenn diese erstmal in überkomplexen Verfahren ihre Meinung abgeben müssen, durch die Mitarbeiter sich dann mühsam wählen müssen, tja, das ist bei der aktuellen Personal- und Haushaltslage eben nicht funktional. Und die spannende Frage ist ja auch eigentlich: Was passiert danach mit diesen Meinungen? Zu oft könnte die Antwort lauten: Sie werden ausgedruckt, per E-Mail weitergeleitet, in Ordnern abgelegt. Beteiligung endet als Datengrab.

Hier setzt CrowdInsights an, und das ist auch der Unterschied zu vielen Beteiligungsplattformen aus den 2010er-Jahren, die stark von unten gedacht waren. Wolf denkt vom anderen Ende her. „Beteiligung muss anschlussfähig sein an die Entscheiderinnen und Entscheider“, sagt er. Es gehe nicht darum, Abstimmungen zu organisieren, sondern darum, dass die Perspektiven der Menschen in die Beschlussvorlage kommen, in den Stadtrat und ins Dokumentenmanagementsystem der Verwaltung. Wer Beteiligung nutzt, so seine Logik, soll am Ende informiertere Entscheidungen treffen können. Außerdem müssen alle Beteiligten verstehen, warum eine Maßnahme so kommt und nicht anders. Das sollte zumindest der Maßstab sein.

Der Kern der Plattform ist die Auswertung. Der Kunde, an den CrowdInsights denkt, ist der, der im Rathaus sitzt. Das Unternehmen setzt auf qualitative Beiträge, also geschriebenen Text statt Multiple Choice. Menschen können sagen, was sie denken, wenn sie es denn sagen wollen. Die Kommune will wissen, warum jemand einen bestimmten Weg durch die Stadt nimmt und wovor er sich dabei fürchtet oder welche Verbesserungen er sich wünscht. Das Problem daran habe ich ja oben schon angerissen: Wenn bei einer Beteiligung zur Fußgängerzone 4.500 Freitexte eingehen, musste sie bisher jemand alle lesen. Das ist richtig viel Arbeit. Heute übernimmt das eine KI, die die Beiträge in einzelne Anliegen zerlegt und zu Themenclustern zusammenfasst. Das ist, wenn ich ehrlich bin, ziemlich naheliegend. Aber es hat ja auch keiner gesagt, dass Tech-Lösungen immer irre kompliziert sein müssen, oder?

Interessant fand ich, wie die KI dabei wirklich funktioniert. Der naheliegende Weg wäre es ja gewesen, die Excel-Liste in ein Sprachmodell zu werfen und sich eine Zusammenfassung schreiben zu lassen. „Das wollen wir nicht. Wir wollen keine KI-Blackbox sein”, sagt er. Die Analyse müsse in nachvollziehbaren Schritten laufen, jeder Beitrag müsse einfließen, und vom Ergebnis müsse ein Sachbearbeiter zurück zum einzelnen Beitrag kommen, um zu prüfen, dass nichts halluziniert ist. Läuft dieselbe Auswertung zweimal, MUSS dasselbe Ergebnis herauskommen. Ich weiß, das klingt unspektakulär, ist aber die Messlatte, an der sich KI in der Verwaltung messen lassen muss. KI und Transparenz, in der Verwaltung müssen die beiden Begriffe Synonym sein.

Drumherum baut CrowdInsights an den unglamourösen Dingen, die den Unterschied machen. Die Fachabteilung schickt ihre Umfrage als PDF, die Plattform baut daraus die digitale Umfrage. Am Ende gibt es die quantitative Auswertung auf Knopfdruck, Schnittstellen in die Fachverfahren, perspektivisch die Beschlussvorlage. Beteiligung als Workflow statt als Sonderprojekt.

Wie bei den meisten Unternehmen hier ist auch Wolfs Vergangenheit spannend. In die Beteiligung ist er als Schülervertreter hineingerutscht, mit 26 wurde er mitten im Studium Geschäftsführer eines Bildungswerks, weil er eine Million Euro Fördergeld eingeworben hatte und irgendwer das Geld verwalten musste. Heute ist er 36 und will, dass Beteiligung keine Nische mehr ist, sondern Infrastruktur. Und Infrastruktur ist serious Business.

Und damit zur Geschäftsseite. CrowdInsights ist in einigen Kommunen dauerhaft im Einsatz. Dazu kommen projektbezogene Aufträge: ein Radverkehrskonzept hier, ein Nahverkehrsplan dort. Wichtiger Kunde ist zum Beispiel Stuttgart. Zur genauen Zahl äußert Wolf sich lieber nicht, aber: „Beteiligung ist eine freiwillige Aufgabe, und freiwillige Aufgaben stehen als erste auf der Streichliste, wenn der Haushalt klemmt. Wolf redet das nicht schön."

Das ist ein Grundproblem vieler in der Branche. Und Wolf hält das für genau falsch herum gedacht. „Gerade bei Kürzungen musst du die Menschen mitnehmen. Wenn mein Schwimmbad geschlossen wird, weil die Stadt das warme Wasser nicht mehr zahlen kann, berührt mich das direkt.” Ein Beispiel, bei dem ich direkt hellhörig werde. Ich glaube, dass die Zahl der offenen Freibäder in Deutschland direkt mit dem Vertrauen in den Staat verknüpft ist – und beide Zahlen werden kleiner.

Dass CrowdInsights sich trotzdem einen kompletten Relaunch leisten konnte, hat einen Grund, und der heißt AKDB. Der bayerische kommunale IT-Dienstleister, eine Anstalt des öffentlichen Rechts, ist als Gesellschafter eingestiegen. Dadurch, sagt Wolf, könne man das Produkt erst einmal so entwickeln, wie man es für richtig hält, ohne direkten Verkaufsdruck und ohne das opportunistische Feature-gegen-Geld-Spiel früherer Jahre. Die Wachstumswette liegt in der Breite: ein eigenes Umfragetool für Kommunen und vor allem der Einstieg in die formelle, gesetzlich vorgeschriebene Beteiligung, also Bauleitplanung und Co. Dort warten die zwölf PDFs aus dem Einstieg dieser Ausgabe, und dort gibt es, anders als bei der freiwilligen Beteiligung, einen Markt, der nicht wegkürzbar ist.

Wolfs stärkstes Argument ist für mich die Anschlussfähigkeit. Beteiligung scheitert oft gar nicht daran, dass niemand mitmacht, sondern daran, dass mit dem Ergebnis nichts passiert. Ich muss bei diesen Geschichten immer an Per Anhalter durch die Galaxis denken. In dem Buch soll die Erde gesprengt werden, weil sie Platz für eine Hyperraumumgehungsstraße machen soll. Auf irgendeinem fernen Planeten kann man Einspruch einlegen. Für viele ist das Rathaus dieser ferne Planet. Eine Plattform, die von der Beschlussvorlage her denkt statt vom Beteiligungsevent, greift das richtige Problem an, kann also vielleicht die Rakete dorthin sein. Ich schätze übrigens Ehrlichkeit: Auf meine Frage, ob Beteiligung Projekte nachweislich schneller und billiger macht, sagte er nicht ja, sondern verwies darauf, dass die Studienlage dazu indifferent sei. Aber es gibt eben mehr als direkte finanzielle Ersparnis und auch in diesen Kategorien müssen wir denken.

Ich glaube, dass wir in Sachen Staatsmodernisierung gerade richtig dicke Bretter bohren, und manchmal frage ich mich, ob Unternehmen die Zeit haben, die es dafür braucht. Rund zehn Kommunen betreiben die Plattform dauerhaft, und wahrscheinlich muss um jede weitere gerungen werden: mit einer Beteiligungsbeauftragten, die intern wirbt, einem Kämmerer, der eine freiwillige Leistung durchwinkt, einem Rat, der zustimmt, und oft noch einer Ausschreibung obendrauf. Wolf sagt selbst, dass es dafür gerade deutlich mehr Überzeugungsarbeit braucht als früher. Das ist das alte Vertriebsproblem aller, die an Kommunen verkaufen: Das Produkt kann skalieren, der Verkauf nicht, weil es keinen Kunden Deutschland gibt, sondern rund 11.000 Rathäuser mit je eigenem Haushalt und eigenem Tempo. Die Entscheidung fällt in jedem einzelnen Fall für sich. Und schnell fällt sie eigentlich nie. Ob der Atem reicht, bis die formelle Beteiligung den Markt trägt, der nicht wegkürzbar ist, halte ich für die eigentliche Frage. Ich habe bisher noch kein Unternehmen getroffen, bei dem dieser Weg kurz war. Ich habe aber auch noch keines getroffen, das auf ihm verzweifelt.

Am Ende bleibt bei mir ein Satz hängen, den Wolf von Bürgermeistern gehört hat und der eigentlich alles zusammenfasst: Mit den Bürgerinnen und Bürgern zu sprechen, ist die Kernaufgabe eines Bürgermeisters. Eine Plattform ist nur ein Weg, das zu strukturieren. Wenn das stimmt, und ich glaube, es stimmt, dann ist die spannende Frage nicht, ob Kommunen sich Beteiligung leisten können. Sondern ob sie sich leisten können, sie wegzulassen.

CrowdInsights, die Plattform von Lukas Wolf.

Ein Beispiel: Köln, wo jede Beschlussvorlage ein Pflichtfeld zur Bürgerbeteiligung hat.

Das Land Vorarlberg mit seiner dauerhaften Beteiligungsplattform und tausenden registrierten Nutzern.

Der Podcast Urban Digital mit einer ausführlichen Folge über Wolf und CrowdInsights.

Habt ihr schon mal an einer Bürgerbeteiligung teilgenommen, digital oder im Gemeindesaal? Und habt ihr je erfahren, was aus eurem Beitrag geworden ist?

Schönes Wochenende!