#20 Forml: Vom Bittbrief zur Push-Nachricht

In München soll die Bearbeitung eines Wohngeldantrags bis zu 18 Monate dauern können. Aus Bochum hört man Zahlen, die sogar noch wilder sein sollen. Bei einer Leistung, die es nur einmal im Jahr gibt, stellen Menschen also Anträge fürs nächste Jahr, während das Geld aus dem letzten noch fehlt. Wer glaubt, das Problem sei der schlechte Online-Antrag, liegt falsch. Und genau das macht die Geschichte dieser Ausgabe so interessant.

Und damit willkommen zur inhaltlichen Ausgabe 20 von PAPIERSTAU. Es geht heute um Forml, ein Startup aus München, das den Kern der deutschen Verwaltung angeht. Es geht mal wieder um den Antrag, mit dem ein Bürger den Staat um etwas bittet. Und es geht um eine Vision, die diesen Antrag am Ende ganz abschaffen will.

Hinter Forml stehen die Gründer Yasin Tatar und Jonas Haag. Ihr Hintergrund erklärt viel. Tatar hat Informatik studiert und beim Beratungshaus PwC den öffentlichen Sektor kennengelernt. Danach halfen er und Haag beim Unternehmen QuantCo, maschinelles Lernen in großem Maßstab für Versicherungen aufzubauen. Sie konnten die Technik, wollten sie aber für etwas einsetzen, an das sie glauben. „Der Sozialstaat wäre doch cool”, sagt Tatar rückblickend.

2023 wurde dann das Wohngeld reformiert und die Anträge vervielfachten sich. Sie schrieben einfach Wohngeldstellen an. Bei der Pilotkommune Düsseldorf saßen sie dann ein halbes Jahr neben der Sachbearbeitung und schauten zu, was da wirklich passiert. „Alle reden immer darüber, dass wir die Gesetze vereinfachen müssen. Daran glauben wir nicht”, sagt Tatar. „Wir wollten wissen, was das echte Problem ist. Wo geht die Zeit drauf?” Diese Nähe ist ihr eigentliches Kapital. Denn sie förderte eine unbequeme Wahrheit zutage.

Damit mache ich eine kurze Exkursion. Anträge gelten als die Europalette der Verwaltung. Sie sind der Träger, mit dem Informationen in dieses Ding Verwaltung hineingebracht werden, und sie sind das Ding, mit dem Prozesse angestoßen werden. Das Bild mit der Europalette kommt dabei nicht von mir. Ich habe es aus einem Gespräch mit Professor Björn Niehaves aus Bremen, mit dem ich das Thema Anträge schon mal für den Tagesspiegel Background bearbeitet habe. Auch Tatar und Haag kamen damals im Text vor. Ich werde ihn hier am Ende verlinken. Und es gibt jetzt Experimente, etwa beim City Lab Berlin, ob man die Europalette nicht durch etwas anderes ersetzen kann.

Am normalen papiergebundenen Antrag hat sich bisher kaum etwas verändert. Nur hat Deutschland eben auch viel Geld darein investiert, diese Dinger zu digitalisieren. Und das Ergebnis dieser Digitalisierung ist, dass kaum jemand digitale Anträge nutzt. In vielen Großstädten liegt der Anteil der Online-Anträge bei rund fünf Prozent, Spitzenreiter ist Nürnberg mit dreißig. Der Rest kommt per Post, E-Mail oder PDF. Die viel gefeierte neue Deutschland-App, sagt Tatar trocken, löse daran nichts.

Und trotzdem: Ein Ergebnis aus dem City Lab in Berlin ist, dass Anträge gar nicht mal so ineffizient sind. Dort hat man überlegt, Anträge durch einen Chatbot zu ersetzen, das mache aber vieles umständlicher. Also doch alles zurück auf Anfang? Nicht ganz, aber der Reihe nach.

Seht es mir nach, dass ich noch einen kurzen Gedanken auswalze, aber in der Antrags-Frage spinnen sich ja noch weitere Fragen: In was für einem Staat wollen wir eigentlich leben, wie wollen wir mit ihm kommunizieren und, noch viel wichtiger, wie wollen wir, dass er mit uns kommuniziert? Bisher war das ein klassisches Ober-Unter-Verhältnis. Mensch (Unter) bittet den Staat (Ober) per Antrag um etwas, das dann beschieden und ausgeführt wird. Jetzt kommt Ober a) personell aber nicht mehr hinterher und wenn im Antrag eine Sache fehlt, verzögert sich alles bis dorthinaus und b) entdecken die Menschen KI für sich und legen mit per ChatGPT auf x Seiten ausgewalzten Widersprüchen, die der Staat bearbeiten muss, die Prozesse lahm. Das Verhältnis zwischen Staat und Mensch ist also inzwischen ein anderes.

Niehaves hat für diese Phase damals ein schönes Wort gefunden, er nennt sie die Erstverschlimmerung. Und er hat drei Auswege beschrieben. Der Staat kann aufrüsten, also mehr Personal einstellen und es selbst mit KI ausstatten. Das ist teuer. Er kann seine Verfahren radikal vereinfachen, dann muss niemand mehr per KI gegen Paragrafen aus dem 19. Jahrhundert anrennen. Oder, der radikalste Weg: Er schafft den Antrag als Grundkonstrukt gleich ganz ab und geht von sich aus auf die Menschen zu. Merkt euch diesen dritten Weg, wir kommen gleich darauf zurück.

Denn jetzt zurück zu Forml und in die Düsseldorfer Wohngeldstelle. Die unbequeme Wahrheit von dort lautet: Ein Formular kann nicht leisten, was ein erfahrener Sachbearbeiter kann. Tatars Lieblingsbeispiel ist der Rentenbescheid. „Ein erfahrener Sachbearbeiter sieht da unten in der letzten Zeile den Zuschuss zur privaten Krankenversicherung und weiß, dass er dafür noch Belege braucht”, sagt er. „Das kriegst du in keinem Online-Formular abgebildet.” Kein Antragsteller ahnt das. In etwa 95 Prozent der Fälle sind die Unterlagen deshalb unvollständig, oft über drei, vier Runden hinweg.

Also baute Forml ein System, das die eingereichten Dokumente liest und gegen ein eigenes Regelwerk prüft, was noch fehlt. Bemerkenswert daran: Dieses Regelwerk stammt nicht aus dem Gesetz, sondern aus der beobachteten Praxis. Die Software bereitet die Akte auf und schreibt den Brief an den Bürger vor. Manche Wohngeldstellen sagen, sie übersehe weniger als der Durchschnittssachbearbeiter, einige verschicken die Anforderungen schon vollautomatisch. Die reine Bearbeitungszeit habe sich halbiert. Wichtiger noch, der Bürger bekommt am nächsten Tag die Rückmeldung, was fehlt, statt nach einem halben Jahr.

Rund dreißig Städte arbeiten inzwischen mit Forml, wachsend allein über Mundpropaganda. Die Firma lehnt laufend Kunden ab, weil sie mit dem Ausrollen nicht hinterherkommt. Kunden veranstalten mittlerweile selbst Demo-Termine für andere Kommunen. Investorengeld nimmt Forml bewusst keins. „Ich habe Angst, dass nur wenige Investoren verstehen, wie der öffentliche Sektor funktioniert”, sagt Haag. „Dann zwingen sie einen zu Sachen, die zwar skalieren, aber keinen nachhaltigen Mehrwert für unseren Sozialstaat haben.” Und dann sagt er noch einen Satz, den man von Startup-Gründern selten hört: „Wir wollen nicht ultrareich werden.”

Die eigentliche Vision ist größer. Wenn eine Maschine einen Antrag fast vollständig prüfen kann, stellt sich bald eine grundsätzlichere Frage. „Warum muss ich als Bürger bei zehn unterschiedlichen Stellen Anträge stellen und überall die gleichen Nachweise hinschicken, wenn ich es auch umgekehrt machen kann?“, fragt Haag. Man könnte das Verfahren umdrehen. Man beschreibt sich einmal, das System prüft, worauf man Anspruch hat, und meldet sich mit einer guten Nachricht. „Du kriegst einfach eine Push-Notification mit ‚Für dich wurde Kindergrundsicherung bewilligt’”, sagt Tatar. „Dann ist dir eigentlich auch egal, wie die Leistung heißt.” Das würde das größte Gerechtigkeitsproblem des Sozialstaats angehen, das sogenannte Non-Take-up. Bei manchen Leistungen für Kinder wird nur etwa die Hälfte abgerufen, und ausgerechnet die, die es am dringendsten bräuchten, wissen am wenigsten davon.

Ihr merkt es schon, das ist genau der dritte Weg von Niehaves. Aus dem Bittbrief wird eine Zusage, aus dem Ober-Unter-Verhältnis ein Staat, der von sich aus auf die Menschen zugeht. Und Niehaves vermutet sogar, dass dieser Weg am Ende günstiger sein könnte, als in den bestehenden Strukturen hochzurüsten.

Ehrlich benennen die Gründer die Hürden. Sie sind sich nicht einmal einig, wie lange der Weg dahin dauert. Tatar spricht von zwei Jahren, Haag winkt ab: „Realistisch ist das eine Zehn-Jahres-Mission.” Denn der Staat weiß vieles gar nicht, es gibt kein zentrales Register für Miete, Vermögen, Pflege oder Schwerbehinderung. Und für das, was er weiß, fehlen die Schnittstellen. „Die Registermodernisierung wird locker noch eine Dekade dauern”, sagt Haag. Allein die effizientere Sachbearbeitung, rechnen sie vor, könnte über die Sozialleistungen hinweg einen zweistelligen Milliardenbetrag im Jahr sparen. Und angesichts von Personalmangel und einer Rentenwelle sei mehr Automatisierung ohnehin keine Wahl mehr, sondern Pflicht.

Forml sitzt nahe an der Kernfrage von PAPIERSTAU: wie bekommen wir einen Staat hin, der für die Menschen funktioniert? Die Erkenntnis, dass der teure Streit um schöne Online-Anträge am Problem vorbeigeht, ist wertvoll, und der bootstrapped Weg ohne Investoren wirkt in der aktuellen KI-Blase fast trotzig substanzhaft. Ich mag den Ansatz, sich ein halbes Jahr neben die Leute zu setzen, die mit dem Werkzeug am Ende auch werken sollen.

Mir gefällt auch, dass Forml die Europalette nicht wegwirft, sondern erst einmal den Gabelstapler dazu baut. Das ist vielleicht nicht spektakulär. Aber es ist, das zeigt ja auch das Experiment aus dem City Lab, vermutlich der klügere Ansatz.

Und doch führt gerade die schöne Vision an den heikelsten Punkt. Ein Staat, der proaktiv auszahlt, muss sehr viel über mich wissen, in einem zentralen Zugriff. Die Gründer sagen selbst, ihre mittelfristige Idee sei eine App, in der man freiwillig alles hinterlegt, bis hin zum verbundenen Bankkonto. Das kann Gerechtigkeit schaffen, weil es das Non-Take-up beseitigt. Es kann aber genauso zur Überwachung kippen, sobald dieselbe Infrastruktur nicht mehr dem Auszahlen dient, sondern der Jagd auf Leistungsmissbrauch. Beides steckt im selben System, und welche Richtung gewinnt, ist eine politische Frage, keine technische. Die deutsche Skepsis gegenüber zentralen Registern hat einen historischen Grund. Ich weiß, dass ich mich damit unbeliebt mache, aber als Historiker, der ich nun mal bin, finde ich: Den sollte man nicht als bloße Bequemlichkeit abtun. Aber natürlich ist auch fraglich, ob es überhaupt jemals so weit kommt und der Staat wirklich proaktiv wird.

Zweitens gibt ein Regelwerk aus der Praxis, nicht aus dem Gesetz, die gelebte Sachbearbeitung wieder, samt ihrer Fehler und Ungleichheiten. Solange ein Mensch den Bescheid am Ende prüft, ist das ein Segen. In dem Moment, in dem vollautomatisch entschieden wird, wird die Frage, wer für einen falschen Bescheid haftet, zur wichtigsten von allen.

Trotz dieser Vorbehalte bin ich selten mit einem Gefühl von großer Veränderung aus einem Gespräch gegangen. Das liegt aber auch daran, dass Haag und Tatar richtig Bock auf ihr Thema haben. Ich glaube, Forml löst nicht das kleine Problem der hundert gesparten Anträge, sondern zielt auf das, was Menschen wirklich mit dem Staat erleben. Ob wir daraus einen fürsorglichen oder einen gläsernen Staat bauen, liegt nicht an dieser Firma. Es liegt an uns.

Forml, die Firma selbst.

Mein Text zur Zukunft des Antrags aus dem Tagesspiegel Background, mit Björn Niehaves, dem City Lab Berlin und der Europalette.

Der Agentic AI Hub des Digitalministeriums, an dem Forml mit Düsseldorf und Frankfurt einen Prototyp für den Wohnberechtigungsschein gebaut hat. Ebenfalls im Tagesspiegel Background.

Zum Non-Take-up-Problem, also den nicht abgerufenen Sozialleistungen, als Hintergrund zur zentralen These dieser Ausgabe.

Meine frühere Papierstau-Ausgabe zu Leistungslotse, der dasselbe Problem anders angeht.

Habt ihr schon einmal monatelang auf einen Bescheid gewartet oder eine Leistung gar nicht erst beantragt, weil ihr nicht wusstet, dass es sie gibt? Und würdet ihr einem Staat, der euch Geld proaktiv auszahlt, dafür eure Daten anvertrauen?

Schönes Wochenende!