#5 Ayunis: Der KI-Layer gegen die Schatten-IT

Gabi aus der Presseabteilung nutzt abends ChatGPT. Tagsüber darf sie nicht. Weil es im Rathaus keine Alternative gibt. Das funktioniert so nicht.

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Diese Geschichte höre ich in letzter Zeit erstaunlich oft. Verwaltungsmitarbeitende, die privat längst KI nutzen, aber auf der Arbeit keinen Zugang haben. Manche tun es trotzdem, heimlich, mit dem privaten Account. Shadow AI nennt man das in der Industrie. Im Rathaus heißt es eher: Ich nutze es, bis es mir jemand verbietet.

Das Problem ist nicht, dass die Leute es wollen. Das Problem ist, dass niemand ihnen etwas Besseres anbietet. Ein Münchner Startup hat genau dafür eine Lösung gebaut. Es heißt Ayunis, hat 30 Mitarbeitende und sitzt im Werksviertel am Ostbahnhof. Und es bedient mittlerweile 800 Kommunen in ganz Deutschland.

Die Geschichte von Ayunis beginnt nicht mit KI, sondern mit Turnhallen. 2021 gründete Andreas Michel die Firma unter dem Namen Locabo. Das Produkt: eine Software, mit der Kommunen ihre Sportstätten, Bürgerhäuser und Kultureinrichtungen verwalten können. Buchung, Belegungsplanung, Abrechnung, Reporting. Klingt nischig, ist es auch. Aber genau das war der Punkt. Locabo hat einen Verwaltungsprozess Ende-zu-Ende digitalisiert, nicht fragmentiert, nicht halbgar, sondern von der Ressourcenverwaltung bis zur Rechnungsstellung.

Heute nutzen das Produkt 800 Kommunen, von kleinen Gemeinden bis zu Landeshauptstädten. Über 40.000 Gebäude werden damit verwaltet. In der DACH-Region gibt es keinen größeren Anbieter in diesem Bereich, sagen sie in dem Unternehmen. Und mehr als die Hälfte der Kunden kam nicht über Kaltakquise, sondern über Empfehlungen. Michel nennt es „Tupper-Partys im Landkreis": Jemand zeigt es auf einer Veranstaltung dem Nachbarn, ein paar Wochen später meldet sich der nächste Fachbereich.

Das wäre für sich schon eine gute Geschichte. Aber dann kam das Feedback.

Irgendwann fingen die Kunden an zu fragen: Die KI-Assistenzfunktion in Locabo ist super, aber könnten wir damit nicht auch andere Systeme ansprechen? Nicht nur Sportstätten, sondern auch die Kämmerei, die Pressearbeit, das Ausländeramt? Daraus entstand Ayunis Core.

Core ist kein eigenes Sprachmodell. Es ist ein KI-Layer, der sich zwischen die Mitarbeitenden und ihre Fachverfahren schiebt. Die Idee: Statt an Slack oder Google Slides anzudocken, wie es die meisten KI-Werkzeuge tun, verbindet sich Core mit den Systemen, die im Rathaus tatsächlich genutzt werden. Ratsinformationssysteme, Fachverfahren für Meldewesen, Asylverfahren, Kämmerei.

Das Besondere: Core ist modellagnostisch. Kommunen können sich aussuchen, welches Sprachmodell sie nutzen wollen. GPT, Claude, Mistral, Gemini, selbst gehostete Open-Source-Modelle oder auch ein Modell, das es heute noch gar nicht gibt. Im Backend sieht der Admin alle verfügbaren Modelle mit Fähnchen: Daten bleiben in Deutschland, in Europa oder gehen in die USA. Für jede Abteilung lässt sich einzeln einstellen, was erlaubt ist. Die Presseabteilung darf vielleicht GPT in Europa nutzen, die Kämmerei nur ein selbst gehostetes Modell auf StackIT. Wahlfreiheit als Stichwort. Jetzt hat das Unternehmen auch noch einen Marktplatz gelauncht, auf dem es viele Lösungen mit einem Klick zugänglich macht.

„Wir haben kein eigenes Language Model", sagt Michel. „Wir bilden die Möglichkeit ab, dass du bei uns alles nutzen kannst."

Die gesamte Infrastruktur läuft auf Hetzner in Deutschland. Alle angebundenen Modelle sind mindestens auf europäischen Servern gehostet. Und Core selbst ist Open Source.

In den Rathäusern, die Core bereits flächendeckend einsetzen, sieht der Arbeitsalltag so aus: Sachbearbeitende können Bürgeranfragen analysieren lassen, Fachverfahren automatisch abfragen und sich einen Bescheidentwurf inklusive Briefkopf erstellen lassen. Die Prozesskette läuft durch, vom Eingang der Anfrage bis zum fertigen Brief. Am Ende schaut ein Mensch drüber und gibt frei. Human in the Loop, aber der Sachbearbeitende muss den Prozess nicht mehr selbst durchlaufen.

Ein Beispiel, das mich besonders überzeugt hat: In Asylverfahren kann Core Anfragen in der Muttersprache der Antragstellenden verarbeiten und beantworten. Das spart nicht nur Zeit, sondern ersetzt in manchen Fällen einen Übersetzer, der vorher zwischengeschaltet werden musste. Andere nutzen Core, um Ratsinformationssysteme zu durchsuchen, Reports für die Stadtkämmerei zu erstellen oder schlicht E-Mails zusammenzufassen.

Locabo, das ältere Produkt, ist proprietär. Klassisches SaaS. Bei Core hat sich Ayunis bewusst anders entschieden. „Wir sehen Open Source als Beschleuniger, um einen Standard zu setzen", sagt Michel. Die Logik: Es wird immer kommunale Spezialfälle geben, die Ayunis selbst nicht abbilden kann und will. Wenn ein Landkreis eine Sonderlösung braucht, kann er sie auf Basis von Core selbst bauen, ohne das Ökosystem der anderen Kommunen zu stören.

Was mich an Ayunis interessiert, ist nicht das einzelne Feature. Es ist die Architektur der Entscheidung. Statt sich an ein Sprachmodell zu binden, wie es gerade viele Länder und Städte tun, hat Ayunis einen Layer gebaut, der alle Modelle nutzen kann. Statt an Slack und Google Slides anzudocken, haben sie an Fachverfahren angedockt. Statt auf Bundesebene anzufangen, haben sie im Rathaus angefangen. Das gefällt mir, denn ich glaube, dass digitale Prozesse vom Endnutzer, also von den Kommunen, aus gedacht werden müssen.

Und das Ergebnis ist: 800 Kommunen, gewachsen durch Mundpropaganda, finanziert durch reguläre Softwarelizenzen, nicht durch Förderprogramme. Das klingt unspektakulär. Ist es auch. Aber es funktioniert. Und es ist das Gegenteil von dem, was wir sonst in der Verwaltungsdigitalisierung sehen: Pilotprojekte, die nach der Förderung sterben, und Eigenlösungen, die nach zwei Jahren veraltet sind.

Ellen Lina Schmitt, die seit Anfang des Jahres bei Ayunis arbeitet und vorher sechs Jahre die öffentliche Verwaltung bei PwC beraten hat, bringt es auf einen Punkt, der mir nicht mehr aus dem Kopf geht: „Wenn wir es jetzt nicht schaffen, den Verwaltungsmitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, im 21. Jahrhundert anzukommen, dann ist das ein Punkt, der demokratiegefährdend werden kann."

Das klingt groß. Aber wenn Gabi abends privat ChatGPT nutzt, weil ihr Arbeitgeber es tagsüber nicht hinbekommt, dann stimmt an dem Satz etwas.

Ayunis Core ist Open Source und auf GitHub einsehbar.

Leuchtturm vs. Nachnutzung. Wie Förderpolitik in Deutschland Digitalisierung bremst.

Digitale Souveränität. Kann Deutschland Open Source?

Wer mehr über die KI-Landschaft in der Verwaltung wissen will: Meinen Hintergrund zu Verwaltungs-KI-Tools wie BärGPT, LLMoin und F13 gibt es beim Tagesspiegel Background.

Zur Frage, was aus der Smart-City-Förderung wird, habe ich in der ersten Papierstau-Ausgabe über Civitas Core geschrieben, einen Verein, der das Problem ganz anders löst.

Lesestoff zum Thema Shadow-AI.

Nutzt ihr im Rathaus schon KI-Werkzeuge? Offiziell oder eher so unter dem Radar? Mich interessiert, wie das bei euch aussieht.

Schönes langes Wochenende!