#15 Bürokrateasy: Die Paragrafenwerkstatt gegen den digitalen Beton

Schon heute sind rund 600.000 Stellen im öffentlichen Dienst unbesetzt. Bis 2028 verabschieden sich noch einmal etwa 600.000 Beschäftigte in den Ruhestand, bis 2032 weitere 750.000. Und das alles bei insgesamt gut fünf Millionen Angestellten. Christian Ege sagt, diese Welle habe eine Wucht, mit der niemand rechnet. Digitalisierung wird helfen, KI wird helfen, da ist er sicher. „Die Ruhestandswelle ist nur schneller.” Schade, das passt doch so gar nicht zur Digitalisierungserzählung, die wir uns gerade so feinsäuberlich zurechtlegen.

Über Bürokratieabbau habe ich in diesem Newsletter bisher vor allem aus einer Richtung geschrieben: Gesetze maschinenlesbar machen, Law is Code, Rulemapping. Heute geht es um den anderen, unbequemeren Weg. Nicht die Regeln übersetzen, sondern sie ausmisten, bevor überhaupt jemand digitalisiert. Auch das wird immer wieder diskutiert und wir sehen ja auch immer wieder Anfänge von Umsetzung, etwa in NRW, wo gerade Berichtspflichten abgeschafft werden. Doch reicht das?

Und damit willkommen zu einer neuen Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über die Unternehmen, die helfen, den Papierstau in der Verwaltung aufzulösen. Heute mit Christian Ege, dem ehemaligen CIO des Saarlands, und seinem Unternehmen Bürokrateasy.

Christian Ege ist der Mann, der die letzte Meile kennt. Er ist Kaufmann und, wie er sagt, zum Teil Wirtschaftsinformatiker, vor allem aber ist er ein Gewächs der Verwaltung. Er hat dort Karriere gemacht, bis zum CIO eines Bundeslandes, und er sagt über sich einen Satz, den man sich erst einmal leisten können muss: „Ich kenne wirklich die letzte Meile des Bürokratieabbaus und weiß, warum sie so schlecht funktioniert.” Sein Team bei Bürokrateasy besteht aus Leuten mit ähnlichen Biografien, ehemalige Verwaltungsleute, Anwälte, Berater. Menschen aus dem Maschinenraum, die wissen, wie das System tickt.

Was die Ruhestandswelle konkret bedeutet, erklärt Ege an einem Beispiel, das erst mal gar nicht nach Digitalisierung klingt. Wer eine längst abbezahlte Grundschuld aus dem Grundbuch austragen lassen will, etwa weil er ein geerbtes Haus verkaufen muss, wartet heute ein halbes bis dreiviertel Jahr, bis überhaupt jemand den Fall anfasst. Nicht, weil das Verfahren schlecht wäre, sondern weil die Grundbuchämter hoffnungslos unterbesetzt sind. Dabei leistet sich Deutschland nach Eges Rechnung im europäischen Vergleich die wenigsten Verwaltungsmitarbeiter pro Einwohner. Die deutsche Verwaltung ist nicht aufgebläht. Sie ist ausgezehrt, und sie wird gerade noch dünner. Dabei behaupten wir doch immer das Gegenteil. Beamtenstaat Deutschland, oder?

Die Größenordnung des Problems: 15.000 Gesetze in Bund und Ländern, über 50.000 Rechtsverordnungen, über 200.000 Verwaltungsvorschriften. Das überblickt niemand mehr, erst recht nicht mit der Frage im Kopf, was davon eigentlich noch gebraucht wird.

Dass trotzdem niemand entrümpelt, hat System. Die Regeln werden oben gemacht, in den Bundesministerien, ausgeführt werden sie unten, in den Kommunen. Die Regelmacher haben kein Interesse, das eigene Werk zu entkernen. Es ist schließlich ihr Werk, ihr Apparat lebt davon. Die Politik scheut das Risiko, denn wer an Regeln oder Leistungen rührt, verliert eher eine Wahl, als dass er eine gewinnt. Und die, die es ausbaden, werden bestenfalls „ins Benehmen gesetzt“: zwei Stunden vor der Entscheidung eine Stellungnahme schreiben, abgehakt, beteiligt. Dabei sind die Kommunen die Schnittstelle zum Bürger.

Dazu kommt eine deutsche Spezialität. Beschließt die EU ein neues Register, hängen die Österreicher eine Spalte an ein bestehendes an. Deutschland baut eine neue Verwaltungsstruktur auf, Ege nennt das die Industrialisierung der Rechtsstrukturen. Und auf alles, was aus Brüssel kommt, legt hierzulande jede Ebene noch ihre Sicherheitspauschale drauf. Zum Gürtel noch ein Hosenträger.

Eges Ansatz setzt dort an, wo das Wissen liegt und nie abgefragt wird: bei denen, die die Regeln jeden Tag ausführen. Bürokrateasy nennt das „Paragrafenwerkstatt“. Das Team geht in die kommunale Welt und sammelt anonym ein, was die Praktiker längst wissen. „Du musst deinen Namen nicht nennen, aber sag, was Sache ist.” Welche Regeln gelten offiziell, welche sind inoffiziell dazugewachsen, wie viele Fälle, welcher Erfüllungsaufwand, welches Bearbeitungstempo?“ Dann kommt KI dazu, um die Vorschriften rückwärts zu denken, ein Reverse Engineering von Paragrafen. Am Ende steht die Kennzahl, die Ege für die entscheidende hält: Wie viele Mitarbeiter braucht die Erfüllung aller Vorschriften noch, und wie viele sind überhaupt noch da? Diese Rechnung existiert bisher nirgends, weil die Daten fehlen und keine Kommune sich gern in die Karten schauen lässt.

Wie das konkret aussieht, zeigt sein Lieblingsbeispiel, eine Vorschrift mit dem sperrigen Namen ANBest-P. Sie regelt, wie Fördergeld abgerechnet wird, und verlangt die Prüfung jedes einzelnen Belegs. Wer nicht prüft, steht in der Haftungskette, also prüft jeder alles, mit Sicherheitsaufschlag. Der Aufwand ist, so Ege, sagenumwoben, Projekte verzögern sich um Monate. Die Steuerverwaltung arbeitet längst anders, mit Pauschalen statt Einzelfallprüfung. Ein fertig durchgerechneter Vorschlag, das auch im Fördergeschäft so zu machen, wurde ans Bundesfinanzministerium herangetragen. Die Antwort: „Wir haben gerade echt Wichtigeres zu tun.“

Warum das Entrümpeln vor der Digitalisierung kommen muss, dafür hat Ege ein schönes Bild. Wer einen analogen Prozess unverändert digitalisiert, bekommt einen digitalen Prozess mit analoger DNA. Und der ist dann einbetoniert, denn wer einmal Geld für die Umsetzung ausgegeben hat, kann sich die Änderung der Vorschrift dahinter nicht mehr leisten. Digitaler Beton nennt er das.

Selbst wo Digitalisierung funktioniert, entlastet sie nicht automatisch. Autos lassen sich inzwischen online zulassen, trotzdem gibt es noch immer die Anmeldeschalter vor Ort, denn die Gebühren von dort finanzieren das Personal. „Über das digitale Geschäftsmodell des Staates hat sich keiner Gedanken gemacht“, sagt Ege.

Ege liefert die Zahlen zu einer These, die diesen Newsletter trägt: Die Kommune ist das Interface des Staates zu seinen Bürgern, und dieses Interface ist überlastet. Wenn der Rechtsstaat Recht nur noch dort vollziehen kann, wo zufällig gerade Personal ist, in Dresden ja, in Münster nein, dann ist das, wie Ege sagt, ein Offenbarungseid. Und seine Pointe gefällt mir: Nach den Parkinsonschen Gesetzen dehnt sich Arbeit genau so weit aus, wie Kapazität da ist. Die Ruhestandswelle wäre demnach sogar ein Glücksfall, aber nur, wenn man die Vorschriften anpackt, die den Sockel zementieren. Sonst kracht es einfach.

Zwei Einwände bleiben. Erstens ist Bürokrateasy bisher mehr Mission als Geschäft. Ege hat nach eigener Aussage mit etlichen Landesregierungen und der österreichischen Bundesregierung gesprochen, und alle sagen dasselbe: richtig, wichtig, aber wir haben gerade Dringlicheres. Eine feste Organisationsform gibt es noch nicht, vielleicht reicht es aber auch erstmal, Wind um die Sache zu machen. Ein Unternehmen, dessen Kunden das Problem einsehen, ist vorerst ein Appell, wenn auch ein guter. Ich sehe hier das Problem auch eher bei den Kommunen, die am Ende liefern müssen. Oder noch eher beim Staat, der weniger verordnet und eher befähigt.

Zweitens kennt Ege das Schicksal von Bottom-up-Wissen selbst am besten. Wo endet Bürgerbeteiligung in diesem Land regelmäßig? Genau, damit alle begeistert sind und sich kein Paragraf ändert. Ist also die Frage, ob es seiner Paragrafenwerkstatt anders ergehen sollte? Seine Wette lautet: Wer den Regelhütern eine durchgerechnete Alternative hinlegt, zwingt sie zum Widerlegen statt zum Aussitzen. Das ist plausibel. Ich schaue mir den ersten Anwendungsfall an, sobald es ihn gibt.

Meine Papierstau-Ausgabe zur Rulemapping Group, der andere Weg des Bürokratieabbaus: Regeln maschinenlesbar machen statt streichen.

Die Parkinsonschen Gesetze, aufgeschrieben in den fünfziger Jahren und beklemmend aktuell.

Der Nationale Normenkontrollrat, der den Erfüllungsaufwand von Gesetzen misst, als institutionelles Gegenstück zu Eges Ansatz.

Die ANBest-P im Wortlaut, für alle, die wissen wollen, wie Förderbürokratie klingt. [Link bitte einsetzen]

Die Personalprognosen für den öffentlichen Dienst, etwa vom Beamtenbund, als Hintergrund zur Ruhestandswelle.

Wo seid ihr zuletzt an einer Vorschrift verzweifelt, von der ihr dachtet, das kann doch niemand mehr ernst meinen? Und was glaubt ihr: Sollte der Staat erst entrümpeln und dann digitalisieren, oder haben wir für diese Reihenfolge schlicht keine Zeit mehr? Schreibt mir.

Schönes Wochenende!