Deepset: Irgendwer muss den Pflegeantrag zerlegen, also kann das auch die KI sein

Im Landkreis Borken im Westmünsterland sitzen zehn Leute, die rein rechnerisch nichts anderes machen, als Anträge auf Hilfe zur Pflege zu bearbeiten. Wer ins Heim kommt oder ambulante Pflege braucht und die Kosten nicht selbst tragen kann, stellt so einen Antrag. Und mit dem Antrag flattert dann ein Stapel Papier ins Amt (ob das wirklich noch Papier ist, sei mal dahingestellt, aber PAPIERSTAU, ach, ihr wisst schon!): Kontoauszüge der letzten zehn Jahre, Bescheide, Verträge, Vollmachten, handschriftliche Zettel. Oft sind das bis zu 300 Seiten, vieles davon lose eingescannt. Bevor jemand prüfen kann, ob ein Anspruch besteht, muss also jemand diesen Stapel zerlegen, benennen und ins Aktensystem einsortieren. Dieser Jemand ist in Borken eine studierte Fachkraft.

Und damit willkommen zu einer neuen Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über Tech für eine gute Verwaltung für alle. Heute geht es um Deepset aus Berlin und um die Frage, ob die Verwaltung fertige Werkzeuge braucht oder eher die Werkbank, auf der sie entstehen.

Ich habe schon mal über Deepset geschrieben. Gleich nach der ersten Runde des Agentic AI Hubs für den Tagesspiegel Background. Deepset war eines der Unternehmen, die dabei mitgemacht hatten. Warum wir uns Deepset angeschaut haben: Die meisten kamen mit einem Produkt, für Wohngeld, Sitzungsprotokolle, Bürgeranfragen. Das soll die Produkte der anderen Unternehmen keineswegs schmälern, sondern lediglich den Unterschied herausstellen. Denn: „Bei uns war das Produkt nicht ein Fachverfahren, sondern unser Produkt war die KI-Plattform“, sagt Anna Gründler, die bei Deepset Strategie und Geschäftsentwicklung verantwortet. Was darauf läuft, entschied sich erst in Borken, nachdem die Sachbearbeiter gesagt hatten, was am meisten nervt: die PDFs.

Also baute Deepset kleine Agenten für genau diese Schritte. Einer zerschneidet den Stapel in einzelne Dokumente und benennt sie. Einer liest sie aus. Einer prüft, ob alles da ist, und schreibt die Nachforderung vor, die dann eine Sachbearbeiterin abschickt. Einer schaut bei der Vermögensprüfung, ob in den Kontobewegungen etwas auffällt. Gebaut in drei Monaten, auf Open-Source-Modellen.

Deepset nennt dazu Zahlen: 35 Prozent weniger Zeit bei den automatisierten Schritten. Auf den ganzen Prozess gerechnet sollen es rund 20 Prozent sein. An KI-Kosten fallen etwa ein Dollar pro 75-seitigem Antrag an. Zwei bis drei der zehn Leute wären ja damit dann auch wieder frei für die eigentliche Fallarbeit, und die wird gebraucht, weil der Kreis mit mehr Anträgen rechnet, je älter die gut 379.000 Einwohner dort werden. Die Zahlen passen also zu dem, was Andre Funke sagt, der im Kreis Organisation, Digitalisierung und IT leitet und Deepset attestiert, für Geschwindigkeit zu sorgen.

Klassische Automatisierung, die einer Ja-Nein-Funktion folgt, kann der Kreis Borken längst. Den Pflegeantrag hatte der Kreis damals als Projekt gewählt, weil sich das so einfach nicht abbilden lässt: Man kann also sagen, dass Borken auf der Suche nach einer Intelligenz war, die diese Art von Anträgen deuten kann. Das Problem sind dabei die vielen verschiedenen Unterlagen: Einen Kontoauszug der Sparkasse Westmünsterland erkennt jedes Tool. Wenn er aber von einer ausländischen Bank kommt, wird es schon schwerer.

Milos Rusic hat Deepset 2018 mitgegründet und führt die Firma. Sein Bild für das, was die Firma verkauft: eine Werkbank, auf der Hammer, Nägel und Maßband bereitliegen. „Im Zuge des AI-Hubs haben wir das gemacht, was wir auch mit vielen anderen Kunden machen: Wir bringen auch die Handwerker mit.“ Der Kern der Werkbank ist Haystack, ein Framework, das Deepset 2019 quelloffen veröffentlicht hat und das heute, sagt Rusic, vor allem große Techfirmen benutzen. Das Sprachmodell ist darin nur ein Bauteil, amerikanisch, europäisch oder offen, und es kann ausgetauscht werden.

Daraus leitet Deepset sein Souveränitätsversprechen ab. Der Code ist offen, das Modell frei wählbar, und wer will, betreibt das Ganze selbst. Bleibt Borken nach dem Piloten an Deepset gebunden? Rein theoretisch nicht, sagt Rusic. Jeder Kunde könne die Anwendung selbst weiterbetreiben, müsse dann aber auf vieles verzichten, was die Firma drumherum liefere.

Für KI-Verhältnisse ist die Firma alt, älter jedenfalls als der Hype, den wir seit einigen Jahren erleben. Schon 2019 brachte sie German BERT heraus, nach eigener Aussage das erste nicht-englische Transformer-Modell einer Firma außerhalb von Google. Ihre Kunden hießen bislang Europäische Kommission, Airbus, Siemens, dazu ein Projekt bei der Finanzaufsicht Bafin. Kommunen kannte Deepset lange nicht. Borken habe bei ihr Vorurteile abgebaut, sagt Gründler. „Die waren richtig schnell. Das erlebe ich bei großen Enterprise-Kunden nicht so oft wie in der Kommune.“

Gehen solche Anwendungen nun überall in den Echtbetrieb? Dass eine KI den hundertseitigen Antrag sinnvoll zerlegen kann, ist grundsätzlich geklärt, auch wenn laut Ergebnisbericht des Agentic AI Hub das hochgesteckte Ziel von über 90 Prozent nicht erreicht worden ist. Im Piloten lag die Genauigkeit beim Zerlegen bei 76,7 Prozent, bei der Vermögensprüfung bei 60 Prozent. Was fehlt, ist Fleißarbeit: Jetzt muss gezeigt werden, dass der Rollout klappt, aber auch langfristig gemessen werden, dass die KI sicher ist, dazu Datenschutz, IT-Sicherheit, Schnittstellen und die Frage, ob das Ganze auf dem Deutschland-Stack läuft oder auf irgendwelchen AWS-Servern. Und: Der Pilot war für den Kreis kostenlos, der Betrieb wird es sicher nicht sein.

Mit Borken bereitet Deepset gerade den Produktivbetrieb vor und bindet Dokumentenmanagement und E-Akte an, wofür im Piloten keine Zeit war. Borken spricht von einem Proof of Concept. Das Interesse anderer Kommunen sei groß, sagt Gründler, man sei mit einigen im Gespräch, und je mehr mitmachten, desto besser werde das Produkt. Der Rollout komme langsam in Gang, auch wenn es hier und da schneller gehen könnte. Das Ministerium und der Digitalservice würden helfen, indem sie die Lösungen bekannt machen, bei der „Länd of GovTech“-Konferenz in Karlsruhe etwa, oder auf der Smart Country Convention.

Die Werkbank statt des Werkstücks ist ein kluger Ansatz, finde ich. Und ich finde es auch bemerkenswert, dass die Firma zwar viel über Souveränität spricht, das aber offenbar nicht nur auf sich bezieht. Deepset sagt im Grunde: Prüft den Code, wählt das Modell, und wenn ihr uns nicht mehr wollt, nehmt das Ding halt einfach mit. Wer den Schlüssel behält und wechseln kann, ist souverän.

Ich finde es gut, dass Deepset nach eigenen Angaben keinen Lock-in will und ein Wechsel zumindest technisch möglich bleibt. Bleibt die Frage, wer die souveräne Option am Ende auch nutzt. Auf dieselbe Werkbank passt ein amerikanisches Modell genauso wie ein offenes, die Wahl liegt bei der Verwaltung. Dass Deepset die Handwerker gleich mitbringt, passt deshalb gut, denn kaum ein Kreishaus hat die Leute, um so ein System allein zu betreiben.

Borken zeigt außerdem, wie man das Ganze aufbaut. Der Kreis hat in den vergangenen zehn Jahren digitalen Posteingang, E-Akte und Workflows eingeführt und damit ein Viertel mehr Pflegeanträge in vier Jahren fast ohne neue Stellen aufgefangen, lange vor der KI. Deepset war auch deshalb so schnell, weil die Werkstatt schon stand, in die man die Werkbank stellen konnte. Agentische KI ist dort der nächste Baustein, und je mehr Verwaltungen dieses Fundament haben, desto mehr können sie damit anfangen. So habe ich es jedenfalls verstanden.

Für die Fläche wünscht sich Rusic etwas, das an vielen Stellen gerade gebaut wird: einen Ort, an dem Kommunen Software mit einem Klick beziehen können. Mit einer Bedingung. „Man sollte nichts standardisieren, was nicht offen ist.“ Das halte ich für den richtigen Maßstab. Ob er sich durchsetzt, entscheidet sich in Kreishäusern wie dem in Borken. Dort ist man schon ein gutes Stück weiter als vielerorts, und wenn es gut läuft, sitzen zwei oder drei der zehn Leute bald wieder an der eigentlichen Fallarbeit.

Deepset, die Website des Unternehmens und das quelloffene Framework Haystack.

Deepset hat seit Juni 2026 eine Partnerschaft mit Celonis. Zielfelder sind auch Verteidigung, Polizei und kritische Infrastruktur. Die Pressemitteilung.

Die Wirtschaftswoche nennt die Kooperation „Europas Antwort auf Palantir“.

Der Hintergrund im Tagesspiegel Background zu Deepset und dem Kreis Borken, den ich zusammen mit meiner Kollegin Elena Metz geschrieben habe.

Der zweite rote Faden, mit der Definition von Souveränität als Einkaufsfrage.

Und damit schönes Wochenende!