Ein KI-Startup aus München will wissen, wo Kommunen ihre Verwaltung digitalisieren sollten. Also fragt es 100 Digitalisierungsbeauftragte, welche Abläufe ihnen die größten Bauchschmerzen machen. In 97 von 100 Fällen kommt dieselbe Antwort: Das können wir gar nicht sagen, wir kennen unsere eigenen Prozesse nicht.

Es ist eine dieser Zahlen, die erklärt, warum so viel Verwaltungsdigitalisierung ins Leere läuft. Man kann nichts verbessern, von dem man nicht weiß, wie es heute abläuft.

Und damit willkommen zur 11. Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über die Unternehmen, die die Verwaltung digitalisieren. Heute geht es nach München. Ich habe mit Flora Geske gesprochen, sie hat Summ AI mitgegründet.

Summ AI ist mir vor einiger Zeit schon mal in den Feed gespült worden. Ein Freund hatte einen Beitrag gelikt. Damals kannte man das Unternehmen noch wegen etwas anderem. 2022 startete es mit einem Werkzeug für Leichte Sprache, das komplizierte Behördentexte per KI verständlich macht. Heute läuft es bei rund 250 öffentlichen Einrichtungen. Anfang 2025 wollte das Team tiefer rein, weg von der Oberfläche, hinein in die internen Abläufe. Dort stieß es auf die 97 von 100.

Geske hat dafür ein Bild, das sitzt. Wir stünden auf der Baustelle Verwaltungsdigitalisierung und redeten über Standardisieren und Automatisieren. „Mir kommt es vor, als ob wir über die Badeinrichtung und die Farbe vom Carport sprechen, ohne dass wir das Fundament errichtet haben“, sagt sie. Das Fundament, das fehlt, ist die simple Frage: Was machen wir hier eigentlich? „Wie soll ich etwas verändern, ohne den Status quo zu kennen?" Ich mag den Gedanken und ich habe mich vor einiger Zeit dazu auch mit Ibrahim Köran von Heliad unterhalten. Er sagt: Wir versuchen, Effizienz zu messen, wissen aber gar nicht, in welche Richtung wir arbeiten. Zuerst sollten wir die Effektivität unserer Arbeit messen. Das passt gut zusammen, finde ich.

Denn das ist kein Detail, keine Kleinigkeit. Eine Kommune hat schnell über 3000 Prozesse. Manche planen zehn Jahre ein, um diese von Hand zu modellieren. Danach kann dann die eigentliche Digitalisierung überhaupt beginnen. Warum springt da nicht eine etablierte Process-Mining-Firma wie Celonis ein? Weil deren Werkzeuge an große IT-Systeme andocken, an ein SAP. In den meisten der rund 11.000 kleineren Kommunen gibt es das nicht. Da steckt das Wissen auf Papier und in geschätzt 20.000 fragmentierten Fachverfahren, vor allem aber in den Köpfen. Und zu Köpfen gibt es keine API.

Summ AIs Ansatz: Der Fachbereich erzählt einfach, wie in einer WhatsApp-Sprachnachricht, was er tut. Daraus baut die KI automatisch ein Prozessmodell in BPMN 2.0, der Sprache, die Verwaltungen sonst mühsam von Hand zeichnen. Per Chat lässt sich nachkorrigieren, bis es stimmt. Davor steht ein Prozessregister, das alle Abläufe nach Fallzahl, Aufwand oder Bürgernutzen sortiert. So findet eine Kommune ihre wichtigsten Prozesse, statt sich an allen 3000 zu verschlucken.

Danach dann die Optimierung. Liegt ein Prozess als Modell vor, schlägt die KI Verbesserungen vor. Wird ein Dokument dreimal verschickt, wo einmal reicht? Lassen sich Schritte parallel erledigen? Und, am wichtigsten: Braucht es den Schritt überhaupt noch? Vielleicht ist die Schriftform nicht mehr nötig, das Vier-Augen-Prinzip nicht mehr vorgeschrieben. Am Ende steht eine Roadmap, mit der die Digitalisierungseinheit loslegen kann.

Im Agentic-AI-Hub des Bundesdigitalministeriums hat Summ AI mit sieben Kommunen (Nettetal, Rostock, Waiblingen, Metzingen, Schwerin, Elbe-Elster, Flensburg) ein Dashboard gebaut, das Aufwand und optimierte Variante eines Prozesses gegeneinanderrechnet. Heraus kommt ein Delta, für die Softwarebeschaffung etwa, mit Beispielzahlen, 35 Stunden und rund 14.500 Euro pro Jahr. In wenigen Wochen modellierten die sieben mehrere hundert Prozesse. Ich glaube, man wird sagen können, dass der Auftritt von Summ AI bei der Abschlussveranstaltung des AI Hubs in Erinnerung bleiben wird. Flora stand mit Cowboyhut auf der Bühne und hat von den Glorreichen Sieben gesprochen. Das sind die Kommunen, die sich im Hub mit Summ AI ins Ungewisse aufgemacht haben.

Heikel wird es, weil das Dashboard die Ersparnis in Vollzeitäquivalenten ausweist, also in Stellen. „Da kriegen einige Leute Angst“, räumt Geske ein. Ihr Konter: Die Stellen seien ohnehin oft unbesetzt oder könnten nicht nachbesetzt werden, es gehe nicht ums Entlassen, sondern darum, knappe Kräfte sinnvoller einzusetzen. Trotzdem ist eine Software, die vorrechnet, wie viele Stellen man einsparen kann, in der Innenwirkung nicht unbedingt ein freundliches Effizienztool. Diese Zahl muss man sehr vorsichtig erzählen.

Wie verhindert man, dass die KI Unfug ausgibt? Geske antwortet unaufgeregt: Man gebe dem Modell engen Kontext, ganz ausschließen lasse sich ein schwacher Vorschlag aber nicht. Entscheidend sei, dass die KI keine Entscheidung trifft, am Ende prüft ein Mensch. Das ist solide und ehrlich.

Die Akzeptanz wächst, erzählt sie, oft über einen kleinen Aha-Moment: Wer partout nicht mit der KI sprechen will, tippt in den Chat, sieht in Sekunden ein erstes Modell und fängt an, es zu verbessern.

Um die langen Sales-Prozesse im Kommunalen wenigstens etwas zu verschlanken, verkauft Summ AI fast alles unterhalb der Direktvergabegrenze. Bequem für die Verwaltung, schwierig fürs Startup. „Wir sind ein Impact-Unternehmen, wir maximieren nicht auf Profit“, sagt Geske. Schöner Satz, bringt aber auch offene Fragen mit. Gerade die kleinen Kommunen im Longtail haben am wenigsten Geld. Geske wünscht sich genau hier mehr Kofinanzierung von Bund und Ländern. Der Agentic-AI-Hub habe gezeigt: Sobald jemand mitfinanziert, ist der Zulauf riesig.

Ich habe hier schon öfter geschrieben: Wir digitalisieren in Deutschland gern den bestehenden Mist und wundern uns über digitalisierten Mist. Summ AI setzt an der richtigen Stelle an. Erst dokumentieren, dann hinterfragen, dann digitalisieren. Erst das Fundament, dann der Carport. Bezeichnend, dass es ein Startup von außen braucht, um die Verwaltung daran zu erinnern. Geskes Idee dahinter ist Leapfrogging. „Ich vergleiche das gern mit Ländern, die nicht erst Festnetztelefone eingeführt haben, sondern direkt Mobiltelefone. Wir sind die technologische Brille, die dem öffentlichen Sektor hilft, nicht einfach einen Prozess digital nachzubauen, sondern einen Schritt weiterzudenken."

Drei Vorbehalte bleiben. Eine schöne BPMN-Zeichnung ist noch keine digitalisierte Verwaltung, zwischen Dokumentation und Umsetzung liegt der eigentliche Berg. Das Vollzeitäquivalente-Argument ist heikel. Und ein Impact-Unternehmen unter der Vergabegrenze braucht verlässliche Kofinanzierung, sonst überlebt es nicht. Trotzdem: Summ AI gräbt am Fundament, über das sonst keiner spricht.

Kurz zur Einordnung, weil ich den Agentic-AI-Hub in dieser Ausgabe mehrfach nenne: Dahinter steckt ein Programm des Bundesdigitalministeriums und des Digitalservice des Bundes. Am 26. Januar 2026 gab es dazu den ersten Workshop, keine sechs Monate später standen fertige Ergebnisse. Die Geschwindigkeit kann man schon mal hervorheben, finde ich. Und: Die Idee war simpel. Junge KI-Firmen und Kommunen arbeiten drei Monate lang gemeinsam an Verwaltungsproblemen, die teils seit Jahren liegen bleiben. Kein Konzeptpapier, sondern etwas, das am Ende tatsächlich läuft.

Das Interesse am Hub war groß. 593 Bewerbungen gingen ein, gut 400 von Startups, knapp 200 von Kommunen. Daraus wurden neun Unternehmen, 19 Kommunen und 20 Pilotprojekte, und die bauten ziemlich konkrete Dinge. In Nürnberg übertrug Celonis sein Forderungsmanagement aus der Wirtschaft auf das kommunale Mahnwesen, für überschuldete Städte kein kleines Thema. In München ging es um die Einbürgerung, im Neckar-Odenwaldkreis um Auskunftsanträge nach der Datenschutzgrundverordnung, deren Bearbeitung von Wochen auf Stunden sank. Und bei den Pflegeanträgen, die Angehörige oft zur Verzweiflung bringen, fiel die durchschnittliche Bearbeitungszeit von 85 auf 47 Tage, fast sechs Wochen weniger Warten.

So verschieden die Fälle sind, eine Bedingung zieht sich durch. Ohne saubere Daten läuft nichts. Viele der gefeierten Effekte hängen weniger an spektakulären Modellen als an mühsamer Vorarbeit in den Fachverfahren. Und an etwas, das mit Technik wenig zu tun hat. Markus Poschenrieder, dessen Startup Leistungslotse in Nettetal einen digitalen Wohngeldprozess erprobte, schreibt den größten Effekt dem politischen Rückhalt zu. „Wenn die Schlagkraft eines Bundesministeriums dahintersteht, hat man die Chance, in drei Monaten ein Projekt in der Verwaltung durchzuziehen."

Nicht alles lief glatt, und das räumt sogar das Ministerium ein. Fachverfahren konnten nicht angeschlossen werden, Schnittstellen fehlten, Datenschutzprüfungen kosteten im föderalen System viel Zeit. Minister Karsten Wildberger nennt das lieber Lernkultur als Fehlerkultur. Ich habe selten ein Event erlebt, bei dem so viel gute Stimmung verbreitet worden ist. Wollen wir sie mal nicht trüben!

Hier ist mein Interview mit Ibrahim Köran, dem Govtech-Leiter beim Investor Heliad.

Hier geht es zum Agentic AI Hub des Bundesdigitalministeriums.

Hier geht es zur Pressemeldung der Stadt Nettetal, Pilotkommune mit Vorgehensmodell fürs Prozessmanagement.

Hier geht es zu Summ AI.

Kommune21 zur KI-gestützten Prozessmodellierung, als Gegencheck.

Meine Einordnung zum AI Hub des BMDS und ein Text zur KI in der Verwaltung.

Kennt ihr Prozessmanagement in eurer Verwaltung, das mehr ist als ein Ordner voller Flussdiagramme? Und hilft KI, die richtigen Abläufe zu verschlanken, oder beschleunigt sie nur, was man besser abgeschafft hätte? Schreibt mir.

Schönes Wochenende!