Polyteia: Endlich Schluss mit der Excel-Kette

Es gibt Sätze, die gehen mir einfach nicht aus dem Kopf. Einer kommt von Jakob Albrecht, dem Geschäftsführer von Polyteia: Im Gespräch erzählte er mir von einem Ministerium, in dem Mitarbeitende jahrelang jedes Jahr aufs Neue PDFs aus irgendwelchen Skripten zusammenbauen mussten. Dann baute sein Team aus denselben Daten ein Dashboard, mit Filtern, Kennzahlen und tagesaktuellen Auswertungen. Ein Referent sagte danach: Diese Daten so aufbereitet zu sehen, war für mich ein erhebender Moment.

Ein erhebender Moment. Ich war erstaunt, dass so ein Satz noch über ein Daten-Dashboard fallen kann. Wenn ein Satz den Zustand der deutschen Verwaltungsdigitalisierung beschreibt, dann vielleicht dieser. Aber was man mit Daten machen kann, meint Albrecht auch, sehe man eben oft erst, wenn man sie in einem Dashboard sieht.

Und damit willkommen zu einer neuen Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über die Unternehmen, die die Verwaltung digitalisieren. Heute geht es um Daten, genauer gesagt um das, was mit ihnen passiert, nachdem die Verwaltung sie erhoben hat. Nämlich meistens nichts. Wenn dir gefällt, was du hier liest, freue ich mich, wenn du PAPIERSTAU unterstützt.👇

Polyteia wurde 2017 in Berlin gegründet, von einer Gruppe Studierender um Faruk Tuncer. Seit April dieses Jahres führt allerdings Jakob Albrecht das Unternehmen. Albrecht sagt über sich selbst, dass er vorher keine Berührungspunkte mit Digitalisierung hatte. Allerdings hat er das mit Stationen im Politik-Team von Google, bei der Govtech-Beratung Public, heute Possible, und zuletzt bei der Boston Consulting Group wettgemacht. Elf Leute arbeiten im täglichen Betrieb an der Plattform, rund 500 Verwaltungen nutzen sie, von der Schulaufsicht über Gesundheitsämter bis zu Landesministerien.

Es ist ein bekanntes Problem, das Polyteia löst. Jeder, der einmal hinter die Kulissen einer Behörde geschaut hat, kennt es. Person A exportiert Daten aus einem Fachverfahren in eine Excel-Datei, schickt sie an Person B, die ihre Zahlen einträgt. Zehn Kreise schicken zehn Dateien ans Land, und dort sitzt dann jemand, der alles von Hand zusammenführt, um daraus Berichte für die Leitungsebene zu bauen. Polyteias Plattform ersetzt dieses Hickhack. Über eine Schnittstelle fließen die Daten direkt aus den Fachverfahren, werden aggregiert, zu Kennzahlen und Grafiken verrechnet und landen in Berichten, die sich tagesaktuell anpassen. Eingesetzt wird Polyteia etwa in der Schulverwaltung, im öffentlichen Gesundheitsdienst und auch in der Kita-Planung.

Der Nutzen, sagt Albrecht, liegt auf drei Ebenen. Manche Datenquellen könnten so zum ersten Mal überhaupt ausgewertet werden. Die Datenqualität steige, weil definierte Formulare das wilde Excel-Tippen ersetzten. Und die Prozesse würden schneller. Und das ist natürlich angesichts des Personalmangels kein Luxus, sondern die Bedingung dafür, dass weniger Leute die Arbeit überhaupt noch schaffen.

Spannend wird es dort, wo es hakt. Das größte Hindernis ist nicht die Technik und nicht der Datenschutz. Eine der größten Nüsse sei der Zugang zu Daten. Die liegen nämlich in den Fachverfahren etablierter Hersteller, und deren Motivation, ein junges Unternehmen per Schnittstelle anzudocken, ist, vorsichtig gesagt, unterschiedlich ausgeprägt. Es sind in den Projekten häufig die langwierigsten Prozesse, sagt Albrecht.

Das zweite Hindernis ist die Beschaffung. Zu häufig kommt es gar nicht erst zur Ausschreibung, weil in den Ämtern niemand weiß, dass es solche Werkzeuge gibt. Und wenn es eine Ausschreibung gibt, scheitert es manchmal an Formalien. „Wir kommen manchmal nicht mal über hoch angesetzte Umsatzschwellen in Ausschreibungen und müssen uns dann extra dafür größere Partner suchen, obwohl wir alles selbst könnten“, sagt Albrecht. Sein Fazit nach den ersten Monaten im Amt: „Das ist, glaube ich, keine gute Sache in Deutschland, dass sehr viel in solchen Prozessen einfach an der persönlichen Motivation von Individuen hängt.“ Ohne Fürsprecher in einer Behörde, der den E-Mail-Excel-Workflow nach 15 Jahren infrage stellt, passiert oft einfach: nichts.

Weil es das Dauerthema dieses Newsletters ist, noch ein paar Sätze zum Thema Souveränität. Polyteia hostet ausschließlich in Europa, bei OVHcloud und in der Open Telekom Cloud. Aber nicht aus Ideologie, sondern aus Kalkül. „Wir haben sehr viel mehr zu verlieren, wenn wir unseren Kunden sagen: Eure Daten liegen bei Google Cloud.“ Sein CTO erinnert ihn regelmäßig daran, was auf AWS alles möglich wäre. Technisch nimmt das Unternehmen damit Nachteile in Kauf. Das Wort „Souveränität“ fällt in Pitches trotzdem selten, meint Albrecht. Einmal gesagt, alles bleibt in Europa, und das Thema ist durch. Dazu gehört für Albrecht auch, dass Kunden ihre Daten jederzeit vollständig exportieren können, kein Lock-in.

Polyteia arbeitet an einer wenig glamourösen Stelle der Verwaltungsdigitalisierung, und vielleicht an der wichtigsten. Bevor KI Anträge prüft und Chatbots Bürgerfragen beantworten, muss jemand die Daten aus den Silos holen. Dass ein Referent ein Dashboard als erhebenden Moment erlebt, könnte man als schöne und vielleicht auch witzige Anekdote abtun, wenn es nicht ein starker Befund wäre. Die Verwaltung erhebt seit Jahrzehnten Daten, und geht mit ihnen nicht vernünftig um. Ich weiß, ich pauschalisiere hier, aber ich glaube, dass wir an zu vielen Stellen nicht gut genug sind.

Zwei Dinge nehme ich zudem kritisch mit. Erstens bestätigt Polyteia etwas, das in fast allen meinen Gesprächen Thema ist: Der Vertrieb an den Staat dauert so lange, dass er ganze Geschäftsmodelle zermahlt. Polyteia ist mit Wagniskapital groß geworden und musste lernen, dass Govtech (noch?) nicht im VC-Tempo wächst. Viele Unternehmen sind schon an den Klippen des deutschen Staates zerschellt.

Heute ist das Unternehmen kleiner, nach eigener Aussage aber tragfähig (ein wichtiger Faktor, finde ich). Man kann das als Scheitern lesen. Ich lese es eher als realistische Anpassung an einen Kunden, der jeden Cent zweimal umdreht (umdrehen muss). Zweitens bleibt die Abhängigkeit von einzelnen Überzeugten in den Behörden. Ein System, das nur funktioniert, wenn zufällig die richtige Person im Amt sitzt, ist kein System. Es ist Roulette – und das können wir uns so eigentlich nicht leisten.

Ihr wisst inzwischen, dass sich durch fast alle meine Gespräche ein Muster zieht. Die Unternehmen, mit denen ich rede, haben ein Produkt, sie wissen, dass die Verwaltung es braucht, und dann warten sie. Manchmal ewig. Oft, weil in den Ämtern schlicht niemand weiß, dass es solche Lösungen überhaupt gibt. Ich habe bisher noch kein Unternehmen getroffen, bei dem der Weg ins Rathaus oder zur Behörde kurz war. Mal gab es auch schnelle Sales, aber ist das eben nicht die Regel. Ich frage mich daher seit einer Weile, ob PAPIERSTAU da mehr leisten kann, als nur darüber zu schreiben.

Deshalb eine Idee, über die ich gerade nachdenke, und zu der ich gern eure Meinung abfragen möchte. Was wäre, wenn es im kommenden Jahr eine Konferenz von/mit PAPIERSTAU gäbe? Ich bringe die Unternehmen mit, über die ich hier schreibe, und auf der anderen Seite sitzen die Kommunen, für die sie ihre Lösungen bauen. Die Unternehmen würden einen kleinen Beitrag zahlen, um sich vorstellen zu können. Ehrlich gesagt bin ich da selbst noch hin- und hergerissen, denn PAPIERSTAU soll kein PR-Kanal werden, aber gerade ist es ja auch nur eine Idee. Ich glaube aber, dass so ein Tag beiden Seiten mehr bringen kann als die zwanzigste Messe mit Standpersonal und Kugelschreibern.

Würdet ihr so eine Konferenz besuchen? Als Unternehmen, um zu pitchen, oder als Verwaltung, um zu schauen, was es gibt? Und welches Ergebnis müsste am Ende eines solchen Tages stehen, damit ihr sagt, jap, hat sich gelohnt?

So, nun, da ihr es bis hierher geschafft habt, noch einmal der Hinweis: In jeder PAPIERSTAU-Ausgabe steckt richtig viel Arbeit. Wenn ihr glaubt, dass es noch mehr unabhängige Kanäle braucht, die über die Verwaltung berichten, teilt diesen Newsletter bitte. Ansonsten freue ich mich auch, wenn ihr was für die Kaffeekasse da lasst.

Habt ihr auch Anekdoten, bei denen noch Excel-Dateien durchs Haus wandern? Und was müsste passieren, damit sich das ändert: Geld, Personal oder einfach eine Person, die es anstößt?

Schönes Wochenende!