In dieser Ausgabe:
Das Porträt: Zenkit aus Karlsruhe, ein Waldportal in vier Tagen und die Frage, warum gemalte Prozesse noch keine digitalen sind.
Und sonst so? Wo Prozessdigitalisierung gerade steht, von PICTURE über MODUL-F bis zu den KI-Arbeitsplätzen der Länder, und warum der Weg in die Kommune so ein harter Kampf ist.
Was mir diese Woche aufgefallen ist: Der Digital-Gipfel, die EUDI-Wallet, digitale Knöllchen in Niedersachsen und ein paar Dinge mehr.
Bild: Aaron Leithäuser
TEIL 1 · DAS PORTRÄT
Die Geschichte, die mir Peter Oehler, COO von Zenkit, erzählt hat, klingt erstmal wie ein Zaubertrick. Ein Regierungspräsidium wollte einen einzigen Prozess digitalisieren: die Waldumwandlung. Wenn für Windräder Wald weichen muss, muss anderswo neu aufgeforstet werden, und das passiert hunderte Male im Jahr. Fachbereich und Innenministerium haben daran gesessen, nach zwölf Monaten waren sie noch nicht fertig. Nicht wegen komplizierter Schnittstellen, sagt Oehler, sondern wegen Formularen, Freigaben und Stellungnahmen. Er bot an, es bis Ende der Woche zu schaffen: Geld zurück, wenn nicht. Der Regierungspräsident habe sich totgelacht. Freitags bekam Zenkit den Fachbereich für zwei, drei Stunden, am Dienstagabend lief der Prozess. Heute steckt er nach Oehlers Angaben im offiziellen Waldportal des Landes. Abrakadabra?
Und damit: Herzlich willkommen zu einer neuen Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über die Unternehmen, die an einer besseren Verwaltung für uns alle arbeiten. Heute geht es um Zenkit aus Karlsruhe und um die Frage, warum gemalte Prozesse noch keine digitalen sind. Viel Spaß!
Leute, hier sei nun noch ein Einschub erlaubt: In jeder Ausgabe von PAPIERSTAU steckt Arbeit. Recherche, Schreiben, Korrekturlesen, all das. Mein Ziel ist es, diesen Newsletter als einen weiteren unabhängigen Kanal zur Berichterstattung über die Verwaltung aufzubauen. Das geht auf Dauer nur mit Geld. Ihr findet hier deshalb Möglichkeiten, ein Abo abzuschließen. Solltet ihr zudem jemanden kennen, der zum Jahresende noch ein bisschen Werbebudget herumliegen hat und in eine spannende Zielgruppe funken will – hit me up. Besten Dank und jetzt aber wirklich: Viel Spaß beim Lesen!
Zenkit gibt es eigentlich schon lange. Die Firma dahinter, die Axonic GmbH, existiert nach Oehlers Angaben seit 2003, rund 30 Leute arbeiten dort. Für die Verwaltung gibt es zwei Produkte: Zenkit Flow, mit dem man Prozesse baut, und seit Kurzem Zenkit AI, einen KI-Arbeitsplatz für Kommunen. Zu den Kunden zählen etwa Ettlingen, der Markt Beratzhausen und ein Regierungspräsidium. Also kleine Gemeinden, Städte wie Ettlingen und ein Regierungspräsidium mit fast 2000 Arbeitsplätzen. Hinzu kommen etliche Stadtwerke sowie Hochschulen und Universitäten. Die HTW in Berlin gehört etwa dazu. Trotzdem, sagt Oehler, müsse er sich durch die föderale Landschaft „sehr, sehr hart durchkämpfen“. Ich glaube, er ist nicht der Einzige, der das sagt.
Erst gemalt, dann gemacht
Um zu verstehen, was Zenkit anders macht, müssen wir kurz über Kästchen und Rauten reden. Viele Kommunen haben ihre Abläufe in den vergangenen Jahren aufgemalt, als Prozessgrafiken. Das ist auch richtig so, denn erst einmal muss man wissen, wer was in welcher Reihenfolge tut. Ettlingen etwa hat so über zwei, drei Jahre rund 120 Prozesse modelliert. Und dann? Dann steht in der Grafik, dass jemand mit der Akte über den Flur zu Erwin läuft, Erwin etwas abtippt, dem Bürger mailt und die Antwort in eine Excel-Tabelle überträgt. „Nur weil ich jetzt diesen Prozess formalisiert und gemalt habe, was habe ich davon?“, fragt Oehler.
Dort setzt Zenkit Flow an. Der User lädt die Grafik hoch, und schon wenige Minuten später gibt es Formulare, Freigaben, Korrekturschleifen und eine Datenbank, also den gesamten Ablauf. Heißt: Die einen malen, die anderen machen daraus etwas, das läuft. Oehler hat mir das live in unserem Gespräch vorgeführt. Am Ende stand da ein Prozess, kein komplizierter, aber ein Prozess.
Lego für Prozesse
Spannend fand ich, dass Zenkit sich von den klassischen Prozessgrafiken wieder verabschiedet hat. Mit Begriffen wie Service-Task oder parallelem Gateway könne man in keiner Fachabteilung punkten, sagt Oehler. Prozesse seien „eckig im Abgang“, wie ein schlechter Wein. Daher hat das Team anderthalb Jahre an seiner eigenen Oberfläche gebaut: große Kästen für Menschen, kleine für Maschinen, keine unübersichtlichen Menüs, nur ein Plus, an dem man zieht. Dann sagt man, was passieren soll: E-Mail senden, Word-Dokument erzeugen, als PDF speichern. „Es ist wie Lego.“
In der Demo, von der ich eben sprach, hat er einem KI-Assistenten einfach beschrieben, was ein Angelscheinantrag braucht, nach ein, zwei Minuten stand ein Formular mit Freigabeschleife. Die Leute in den Ämtern sehen davon nur Formulare und Aufgaben: per Mail, in Teams oder in einer eigenen Liste. Im Markt Beratzhausen mit rund 5.000 Einwohnern baut der Bürgermeister seine Prozesse inzwischen selbst, erzählt Oehler, einen Mängelmelder etwa an einem Vormittag.
KI im Rathaus
Das zweite Produkt, Zenkit AI, ist gerade an die erste Kommune ausgeliefert worden. Es ist ein KI-Arbeitsplatz. Natürlich gibt es da auch andere Anbieter. Man kann chatten, eigene Dokumente durchsuchen, Gesetzestexte abfragen, die Daten sollen Europa nicht verlassen. In den Prozessen selbst kann jede Verwaltung das Modell nehmen, das sie jetzt schon nutzt: BärGPT in Berlin oder F13 in Baden-Württemberg. Wer sich per KI einen Prozess bauen lässt, nutzt dagegen das Modell von Zenkit, nach Oehlers Angaben Claude, gehostet in Frankfurt. Damit das beim EU-AI-Act nachvollziehbar bleibt, lässt sich einbauen, dass ein Mensch jeden Schritt der KI bestätigt.
Was ich davon halte:
Abrakadabra, keine Bezahlschranke.
Ihr könnt einfach weiterscrollen, die Ausgabe bleibt frei. Ganz ohne Zauberei geht PAPIERSTAU aber nicht: Mit einem Abo helft ihr mir, PAPIERSTAU weiter auszubauen und der Govtech-Szene eine Bühne zu geben.
Ich mag die Geschichte vom Waldportal, und ich mag den Gedanken, dass ein Bürgermeister seinen Mängelmelder selbst baut. Das bekomme ich immer häufiger erzählt: Wir machen das jetzt einfach selbst. Wenn Verwaltungen langsam digitalisieren, liege das nicht daran, dass sie ihre Prozesse nicht kennen, sagt Oehler, sondern daran, dass sie sie technisch nicht umsetzen können. Das deckt sich mit vielem, was ich in den letzten Monaten gehört habe.
Zwei Fragen bleiben trotzdem. Wenn jede Fachabteilung ihre Prozesse selbst baut, wer behält dann den Überblick, und wer pflegt das, wenn die Person geht, die es gebaut hat? Und Oehler sagt selbst, dass sein Ansatz manches Fachverfahren überflüssig machen könnte. Das ist ein großes Versprechen, das nicht allen gefallen dürfte, die heute an Fachverfahren verdienen. Schaun mer mal, wie das andere Player im Markt finden werden. Und: Abrakadabra.
Weiterführende Links:
Zenkit, die Website des Unternehmens.
Meine Ausgabe über Summ AI.
Meine Ausgabe über Ayunis.
Meine Ausgabe über Polyteia und das Ende der Excel-Kette.
Meine Ausgabe über Forml, noch eine über Formulare.
Meine Ausgabe über Deepset, auch da geht es darum, Abläufe automatisch abzuarbeiten.
Der rote Faden, Teil 2: Unten wird der Staat gebaut. Aber oben wird eingekauft.
Meine Ausgabe über Govradar und die Frage, was schon alles einmal ausgeschrieben wurde.
TEIL 2 · KURZÜBERBLICK
Und sonst so? Wo Prozessdigitalisierung gerade steht
Prozesse aufmalen, Prozesse bauen, KI ins Rathaus holen: Für alles, was Zenkit macht, gibt es auch andere Wege. Hier ein kleiner Überblick, wer was macht und wo es hakt.
Wer was macht:
Prozesse aufmalen: PICTURE, Zenkits Partner, ist in vielen Kommunen seit Jahren drin. In Sachsen-Anhalt läuft bis Ende 2026 ein Test mit der Kommunalen IT-UNION: Kommunen können die PICTURE-Module und Prozesswerkstätten kostenlos nutzen, solange das Geld reicht.
Selbst bauen: MODUL-F hat Hamburg im Auftrag des Bundes entwickelt, für kleine, wiederkehrende Abläufe, für die sich kein eigenes Fachverfahren lohnt. Hier betreiben Hamburg, Schleswig-Holstein und Sachsen-Anhalt die Plattform gemeinsam, kann bundesweit bezogen werden. Gütersloh setzt seit 2025 auf die Open-Source-Plattform Rei3 mit einem Formularserver, als Baukasten für eigene Fachverfahren statt Access und Excel.
Weißenfels in Sachsen-Anhalt nutzt bereits seit 2025 MODUL-F.
Hier haben sechs Kommunen am Niederrhein gemeinsam eine No-Code/Low-Code-Plattform eingekauft. Ich finde das spannend, weil auf dem Feld also offenbar auch interkommunale Kooperation ein Ding ist. Mit dabei: Nettetal.
Einkaufen statt ausschreiben: Die Partnerschaft Deutschland hat 2024 Rahmenverträge mit den Low-Code-Anbietern Appian und OutSystems geschlossen. Bund, Länder und Kommunen können darüber ohne eigene Ausschreibung bestellen.
Auch in Hessen ist Low Code ein Ding und wird sogar gefördert. Das Projekt trägt den haarsträubenden Namen OSLOCO-Hessen – Open Source Low Code für die Verwaltungen in Hessen (ernsthaft?). Die 1,3 Millionen dafür stammen aus dem Programm „Starke Heimat Hessen“
KI-Arbeitsplätze: Die Länder bauen eigene. LLMoin aus Hamburg nutzen laut Dataport über 100.000 Beschäftigte in sieben Ländern, BärGPT in Berlin über 20.000. NRW testet NRW.Genius inzwischen in Kommunen wie Bergheim, Essen und Solingen, F13 aus Baden-Württemberg ist Open Source und wird von mehreren Ländern nachgenutzt. Daneben kämpfen private Anbieter wie Langdock und Ayunis um dieselben Rathäuser.
Ich weiß, Vibecoding ist nicht dasselbe wie das, was Zenkit hier macht. Ich lege euch diesen Text von Benjamin Seibel aus dem City Lab Berlin im Tagesspiegel Background zu dem Thema ans Herz. Ich beobachte einen Trend dahin, Dinge schnell selbst zu machen. Das ist auch eine Facette davon. Erst Anfang der Woche habe ich mich mit dem CIO einer süddeutschen Stadt unterhalten, der mir ziemlich stolz erzählt hat, wie er Tools jetzt selbst baut. Man muss das auf dem Schirm haben. Btw: Seibels Text ist ein Standpunkt und die haben beim Background keine Bezahlschranke. Ihr findet dort sehr viel First-Hand-Verwaltungswissen.
Den harten Kampf gegen den Föderalismus, von dem Oehler sprach, …
… habe ich mir noch mal in den alten Ausgaben angesehen. Er ist damit nicht allein. Fast jedes Unternehmen, das ich hier porträtiert habe, hat mir seine Version derselben Geschichte erzählt.
Da ist zum einen die Ausschreibung selbst. Manche Unternehmen erzählen, dass sie nicht einmal über die geforderten Umsatzschwellen kommen und sich dann einen größeren Partner suchen müssen, obwohl sie die Arbeit allein könnten. Auch wenn es die Arbeit allein könnte. Andere Unternehmen, wie PCT Digital aus Kiel, sind einem Verbund aus rund einem Dutzend Firmen beigetreten, um bei großen Vergaben mitbieten zu können. Schwärzwerk stolpert über Ausschreibungen, die eine Mindestzahl an Mitarbeitenden verlangen. Wer klein ist, fliegt oft raus, bevor es überhaupt um das Produkt geht. Die Klippe hier sind die Formalien.
Der Ausweg vieler ist die Direktvergabe. Summ AI verkauft fast alles unterhalb dieser Grenze, sie sind damit nicht allein. Oft scheint das der pragmatischere Weg zu sein als eine aufwendige Ausschreibung. Das ist legal, hat aber seinen Preis: Die Aufträge bleiben klein, der Vertrieb kostet trotzdem viel Zeit.
Und Zeit ist das zweite Problem. Beim Leistungslotsen hat es ein halbes Jahr gedauert, bis eine Kommune unterschrieben hat. Bei anderen liegen zwischen Erstkontakt und Auftrag mal zwei Monate, mal mehr als ein Jahr. Mitreden wollen neben dem Digitalisierungsbeauftragten auch die IT, der Kämmerer und der Verwaltungsvorstand. Es gibt eben keinen Kunden Deutschland, sondern rund 11.000 Rathäuser mit eigenem Haushalt und eigenem Tempo. Was in der einen Kommune läuft, muss in der nächsten noch einmal von vorn verkauft werden.
Im Roten Faden, Teil 2 hatte ich daraus ein Muster gemacht: Die Kleinen kommen an den Staat nur unter der Schwelle, über einen Partner oder im Verbund. Zenkit passt da ziemlich genau hinein, mit PICTURE als Partner. Neu war für mich bei Oehler ein anderer Weg, der über die IT-Dienstleister der Länder und Kommunen, in Baden-Württemberg etwa BITBW und Komm.ONE. Wer dort im Angebot steht, erreicht auf einen Schlag viele Verwaltungen. Allerdings sind IT-Dienstleister nicht gleich IT-Dienstleister. Unternehmen der Govtech-Allianz haben auf der SCCON darauf aufmerksam gemacht, dass diese sich die Lösungen der Unternehmen gern mal etwas zu genau ansehen würden.
In die Kommune zu kommen – das ist also immer noch harte Arbeit. Oder ein harter Kampf.
TEIL 3 · DIESE WOCHE
Was mir aufgefallen ist
Die Woche war wieder voller spannender Themen. Digitalgipfel und Merz, der Google für souverän erklärt, gehören etwa dazu. Ein paar Sachen, die ich diese Woche gelesen habe und nicht einfach wegklicken wollte. Kurz und mit Link:
EUDI-Wallet: Die staatliche Wallet „d-you“ soll ab Januar 2027 als App starten. Der Digitalisierungsausschuss des Städte- und Gemeindebundes sieht noch viele offene Fragen, wie sie in die Abläufe der Rathäuser kommt, und will früher eingebunden werden. Der Ausschussvorsitzende Andreas Feller, Oberbürgermeister von Schwandorf: „Klar ist aber auch, dass es nicht ohne die kommunale Ebene funktioniert.“ Mit der Zeile “Einblicke in ein verkorkstes Projekt” hatte meine Kollegin Viola Heeger sich EUDI vor einiger Zeit einmal angesehen. Der Streit geht weiter.
Digital-Gipfel: Beim Digital-Gipfel der Bundesregierung am Montag und Dienstag ging es vor allem um KI, auch in der Verwaltung. Staatssekretär Thomas Jarzombek will die Prozesse der Bundesverwaltung bis 2030 „zu 90 Prozent mit KI aufladen“, berichtet netzpolitik.org. Die Zahl stammt aus dem Bericht der neuen KI-Taskforce. Mehr als 90 Prozent der Bundesbehörden sollen „mindestens eine produktiv genutzte KI-Anwendung zur Bearbeitung von Kernaufgaben oder zur Entlastung der Zentralabteilung einsetzen“. Schaun mer mal, finde ich.
Digitalservice und PD arbeiten an einem Rahmen für KI-Agenten, die Aufgaben selbstständig erledigen sollen. Wie man nachvollzieht und kontrolliert, was diese Agenten tun, konnten sie auf dem Podium noch nicht sagen.
Mistral: Die groß angekündigte Partnerschaft des Bundes mit dem französischen KI-Unternehmen Mistral liegt laut t3n auf Eis. Zu einem Rahmenvertrag, auch mit SAP, sei es nie gekommen, das Digitalministerium wolle aber „grundsätzlich“ daran festhalten. Für die Verwaltung soll es einen KI-Aktionsplan geben, einen verbindlichen Zeitplan für die meisten Maßnahmen gibt es nicht.
KI im Amt: 11 Prozent der Erwachsenen haben schon einmal KI für etwas mit Behörden genutzt, zeigt eine Bitkom-Umfrage. Die meisten wollten herausfinden, welche Rechte sie haben, oder sich einen Behördenbrief erklären lassen. 51 Prozent würden lieber mit einem KI-Assistenten reden als mit einem Menschen, wenn sie dafür nicht warten müssen, vor einem Jahr waren es 43 Prozent. Heißt: Viele übersetzen sich das Amtsdeutsch inzwischen selbst, ob die Verwaltung mitmacht oder nicht. Das macht verrückte Dinge mit der Verwaltung: etwa das Agentic Flooding, das ich hier und meine Kollegin Chiara Maurer hier schon mal beschrieben haben.
Deutschland-Stack: Was der Deutschland-Stack eigentlich ist, erklärt IT.NRW-Präsident Oliver Heidinger im Behörden Spiegel, nämlich „kein klassisches Produkt, sondern ein Ordnungs- und Architekturrahmen“. Zuerst müsse die Deutsche Verwaltungscloud stehen. Hängen geblieben ist mir ein anderer Punkt. Bund, Länder und Kommunen können sich Lösungen nicht ohne Weiteres gegenseitig überlassen, weil das Vergaberecht im Weg steht, die Genossenschaft Govdigital soll das lösen. Halten sich nicht alle an gemeinsame Standards, sagt Heidinger, „werden wir bei der breiten Nachnutzung guter Lösungen erneut scheitern“. Ich verlinke das hier, weil ich selbst immer mal wieder lesen muss, was sich hinter dem Stack nun eigentlich verbirgt.
eNoVA: Ab Januar müssen Kommunen und Notariate Daten in einem neuen elektronischen Format austauschen, eine passende Software dafür gab es bisher nicht. München hat deshalb selbst einen eNoVA-Editor gebaut, als Open Source, den alle Kommunen kostenlos nachnutzen können. Die Testversion läuft seit Oktober, das stabile Release soll zum Jahreswechsel kommen. So stelle ich mir Nachnutzung vor. Eine Stadt löst ein konkretes Problem, und alle anderen dürfen mitmachen.
Förderung in Sachsen: Sachsen fördert digitale Lösungen für Kommunen mit bis zu zwei Millionen Euro, pro Projekt mit bis zu 800.000 Euro. Bewerben können sich Kommunen, aber auch kleine und mittlere Unternehmen und Hochschulen, gern gemeinsam. Projektskizzen gehen vom 10. November bis 8. Dezember an die Sächsische Aufbaubank. Falls jemand von euch in Sachsen eine Idee in der Schublade hat.
Digitale Knöllchen: Seit Montag erfasst die Polizei in Niedersachsen Verkehrsverstöße digital und schickt sie direkt an die kommunalen Bußgeldstellen, erst bei der Polizeidirektion Oldenburg, dann in den übrigen Direktionen. Gebaut haben das Land, die kommunalen Spitzenverbände und GovConnect. Hängen geblieben ist mir ein Satz von Joachim Schwind vom Niedersächsischen Landkreistag: „Der Erfolg liegt dabei nicht im digitalen Knöllchen, sondern in einem gelungenen Ende-zu-Ende-Prozess.“ Passt ziemlich gut zu dem, was Oehler oben über gemalte Prozesse sagt.
Was ist euch diese Woche aufgefallen?
Wie viele gemalte Prozesse liegen bei euch in der Schublade? Und wer baut sie am Ende? Schreibt mir.
Schönes Wochenende!
