#12 Der rote Faden: Der Staat wird gerade neu gebaut. Nur nicht da, wo alle hinschauen

Elf inhaltliche Ausgaben, elf Porträts, fast drei Monate PAPIERSTAU. Weil bei mir gerade einiges los ist und ich an vielen Stellen Bilanz ziehe, mache ich das nun auch hier einmal und nehme mir die Zeit, einen Schritt zurückzutreten. Heute also kein neues Unternehmensporträt, sondern ein Blick in die Ausgaben, die ich bisher veröffentlicht – und vor allem: was ich aus ihnen gelernt habe. Denn so unterschiedlich die Firmen sind, sie erzählen erstaunlich oft dieselbe Geschichte. Sechs Lektionen, die sich durch alles ziehen.

Und damit herzlich willkommen zu einer besonderen Ausgabe von PAPIERSTAU, dem Newsletter über die Unternehmen, die dabei helfen, die Verwaltung zu digitalisieren.

Ich habe in den vergangenen Monaten mit wirklich vielen Leuten aus der Verwaltungs- und Staatsmodernisierungsszene gesprochen. Mit Vereinen, mit Startups, mit einem 25 Jahre alten Mittelständler aus Niedersachsen und mit einer Agentur aus Kiel, die ohne einen Cent Investorengeld auskommt. Aus den Gesprächen sind sind elf sehr unterschiedliche Porträts entstanden. Und irgendwann, so etwa bei Ausgabe acht, ist mir aufgefallen: Die reden alle voneinander, viele kennen sich auch ein bisschen, und es fallen an einigen Stellen dieselben Sätze, dieselben Probleme, dieselben Antworten.

Also dachte ich, steckt da nicht eine Geschichte drin? Hier sind die sechs Fäden, die sich durch die bisherigen Ausgaben ziehen.

Das mit der Förderung kommt mir immer wieder unter, hier hat Ralf Leufkes den Gedanken in der allerersten Ausgabe platziert, und er ist mir nicht mehr aus dem Kopf gegangen. Die Modellprojekte Smart Cities laufen ja bald nach und nach aus, 820 Millionen Euro, und die Frage, die darüber hängt, ist immer dieselbe: Was überlebt die Förderung?

Jedes Unternehmen, das ich seitdem porträtiert habe, ist eine Antwort auf diese Frage: Civitas Connect koppelt die Produktkosten über Mitgliedsbeiträge von den Förderzyklen ab. Ayunis wächst durch Mundpropaganda und reguläre Lizenzen, „Tupper-Partys im Landkreis“, 800 Kommunen, kein Fördereuro. PCT Digital hat sich aus eigenen Gewinnen von drei auf zwanzig Leute hochgearbeitet. Andere sind ehrlicher über die Fragilität: Liquid Democracy nennt die förderunabhängige Finanzierung ein „dickes Brett“, auf das es noch keine Antwort hat, und Summ AI wünscht sich Kofinanzierung, weil die kleinen Kommunen am wenigsten Geld haben. Und mit denen arbeiten sie oft.

👉 Was ich daraus gelernt habe: Wer überlebt, hat aufgehört, auf den nächsten Fördertopf zu warten. Nicht weil Förderung schlecht ist, sondern weil sie nie zum Verstetigen gedacht war.

Hier noch ein Link dazu, denn ich habe mir schon vor einiger Zeit angeschaut, was von den 820 Millionen Smart-City-Fördereuro am Ende übrig bleiben könnte.

Ich habe das Wort Open Source in diesem Newsletter so oft geschrieben und irgendwie trotzdem kaum darüber nachgedacht. Civitas Connect hat kein einziges privates Repository, jedes Ticket, jede Roadmap, alles öffentlich, bis hin zur Bachelorarbeit des Werkstudenten. Ayunis Core ist offen, damit Kommunen ihre Sonderfälle selbst bauen können, ohne das Ökosystem zu sprengen. DKSR baut mit Civora einen offenen Data Hub, Liquid Democracy eine offene Beteiligungsplattform. Und Philipp Wilimzig von Smart Village Solutions bringt den Punkt auf den Nenner, den alle meinen: Open Source allein ist nicht die Lösung, es ist eine Bastelrampe, solange niemand den Betrieb übernimmt. Open Source mit professionellem Service auf dem Niveau eines proprietären Herstellers, das ist es.

👉 Was ich gelernt habe: In der Verwaltung ist offener Code nicht die Weltanschauung, für die viele ihn halten. Er ist bisher die einzige ehrliche Antwort auf zwei Dauerprobleme, Abhängigkeit und Nachnutzung.

Was neue Cybertaktiken im Zeitalter der KI hier anrichten, steht irgendwann auf der langen Liste der Themen, die ich noch bearbeiten möchte. Hat hier jemand Ideen?

Hier noch weiterführende Links, denn natürlich habe ich dem Thema schon mal an anderer Stelle Raum gegeben:

Flora Geske von Summ AI hat viele Digitalisierungsbeauftragte gefragt, welche Prozesse ihnen die größten Bauchschmerzen machen. In 97 von 100 Fällen kam dieselbe Antwort: Das können wir gar nicht sagen, wir kennen unsere eigenen Prozesse nicht. Ihr Bild dazu: Wir reden über die Farbe vom Carport, bevor wir das Fundament gegossen haben.

Genau dieselbe Beobachtung, nur eine Ebene tiefer, macht Alanus von Radecki von DKSR. Man habe bei den Smart-City-Projekten auf die schönen Use Cases geschaut und die Governance darunter vergessen, die Rollen, Zuständigkeiten, Datenschutzklassen.

Und noch eine Ebene tiefer sitzt die Rule Mapping Group mit ihrer schlichten, radikalen Idee: Das eigentliche Problem sind nicht die Formulare, es sind die Gesetze selbst, die analog bleiben, während wir die Oberfläche digitalisieren.

👉 Was ich gelernt habe: Wir digitalisieren in Deutschland gern die Fassade und wundern uns, wenn dahinter vieles nicht trägt. Die interessantesten Firmen graben am Fundament. Leider schauen wir da selten genau hin und sprechen lieber über das, was nach vorn schön funkelt.

Hier noch zwei Links:

Die Hälfte aller Anspruchsberechtigten holt sich ihr Wohngeld nicht. Das muss man sich mal geben. Markus Poschenrieder von Leistungslotse hat mir erzählt, wie er eine Verwaltungseinheit fragte, warum nur zehn Prozent der Anträge online eingehen. Die Antwort: Die Leute kriegen das halt nicht hin.

Ja, und warum nicht? Das weiß dann wieder keiner. Niemand macht Benutzerinterviews, niemand misst KPIs, niemand testet, woran es bei den Nutzern hakt. Da muss man halt ansetzen. Poschenrieder hat mehreren hundert Antragstellern beim Ausfüllen zugeschaut, so lange, bis sie geblickt haben, wo das Problem ist.

Mira Jago von Cuckoo Coding sagt, 80 Prozent der Stadt-Apps verschwinden binnen eines halben Jahres wieder, weil sie niemand benutzt, und ihr bester Trick in Schiffdorf war banal: das Wetter, damit die Leute die App überhaupt öffnen.

Und Ayunis ist nur entstanden, weil jemand endlich ernst nahm, dass Gabi aus der Presseabteilung abends heimlich ChatGPT nutzt.

👉 Was ich gelernt habe: Das teuerste Versäumnis der Verwaltungsdigitalisierung kostet nichts, man muss nur fragen, warum etwas nicht funktioniert.

Was Leistungslotse und andere mit dem Antragsformular machen, habe ich mir auch schon einmal angesehen. Hier geht es zum Text.

In fast jedem Gespräch tauchten ein Muster und ein Problemfall auf: die großen Beratungen und IT-Dienstleister, die dem Staat teuer verkaufen und die Arbeit weiterreichen. Mira Jago beschreibt das am schärfsten: Agenturen, die für einen Unterauftrag 30 Prozent von dem bekommen, was die Großen kassierten, „und die machen fast nichts“.

PCT Digital aus Kiel, knapp 20 Leute, hat für Schleswig-Holstein die 24-Stunden-Gründung gebaut, nicht eine der Beratungen, über die in Berlin geredet wird. Und trotzdem trat PCT dem Verbund Netunity bei, um an große Ausschreibungen überhaupt herankommen zu können. Thomas Tuckers Fazit: Wer nicht hunderte Mitarbeiter auf dem Papier vorweisen kann, ist außen vor, egal wie gut er vor Ort liefert. Allerdings glaube ich, dass PCT bei Netunity gut aufgehoben ist – und PCT denkt das auch, denke ich.

Leistungslotse wiederum wartet ein halbes Jahr, bis eine Kommune unterschreibt. Das muss man erstmal durchhalten.

👉 Was ich gelernt habe: Die funktionierende Staats-Software kommt oft aus genau solchen kleinen Teams, die ohne großes Aufheben liefern. Die offene Frage ist, ob unser System sie wachsen lässt, oder ob es nur gelernt hat, bei den Großen einzukaufen.

Das hätte man anders erwartet, in einer Zeit, in der jeder alles mit einem Sprachmodell erschlagen will. Aber die Leute, die es ernst meinen, halten die KI kurz. Ina Remmers von der Rule Mapping Group nennt es „die KI an die Kette nehmen“: Von tausenden Entscheidungsknoten brauchen vielleicht 50 bis 100 überhaupt ein Modell, der Rest läuft deterministisch.

Markus Poschenrieder sagt fast schon ungern KI-basiert, „weil vieles ist regelbasiert, und das ist immer sicherer“. Bei Summ AI trifft die KI nie die Entscheidung, am Ende prüft ein Mensch. Edgeless Systems geht noch weiter und sichert das Rechnen selbst ab, damit Behörden KI überhaupt nutzen dürfen. Denn das ist ja auch so ein Thema: Was, wenn der Datenschutz die Modernisierung ausbremst?

Ayunis hingegen bindet sich bewusst an gar kein Modell, sondern lässt jede Abteilung einzeln wählen, was erlaubt ist.

👉 Was ich gelernt habe: Der reife Umgang mit KI in der Verwaltung ist nicht der große Wurf, sondern die Dosierung. Regelbasiert, wo es geht. KI, wo sie hilft. Mensch, wo es zählt.

Bisher zieht sich ein roter Faden durch alle Ausgaben und damit durch alle sechs Lektionen, und das ist der Grund, warum ich diesen Newsletter überhaupt mache: Vieles, was gerade ins Rollen gerät, passiert unten. Im Rathaus, im Landkreis, in der Samtgemeinde. Mira Jago ist in den Verwaltungsmarkt gegangen in der Erwartung, dort säßen nur unfähige Leute, und hat in jedem Rathaus mindestens eine Person gefunden, die jung war, techbegeistert und die Bock hatte, etwas zu ändern.

Gleichzeitig reden wir aber fast nur über die großen Strategien, die gerade im Bund beschlossen und umgesetzt werden. Versteht mich nicht falsch, auch die sind wichtig. Aber vielleicht ist es ja so: Während der Bund über die Deutschland-App redet, baut sich da gerade etwas von unten zusammen, Schicht für Schicht, Firma für Firma. Keiner hat ihn geplant. Vielleicht ist genau das die Hoffnung.

Und ihr? Welche dieser Lektionen deckt sich mit dem, was ihr in eurer Kommune erlebt? Und welche würdet ihr streichen? Schreibt mir, ich sammle das für die nächste Runde.

Schönes Wochenende!